Projektmanagement in a nutshell

In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Prozesse eines Projekts vor, an denen Sie sich als Projektmanager orientieren können. Diese sind an die PRINCE2 Methodik und das ASAP Vorgehensmodell angelehnt, wurden jedoch von mir angepasst. Es fließen auch Elemente aus agilen Methoden wie Scrum ein. Teilweise wurden die einzelnen Stufen verkürzt bzw. um weitere Aktivitäten erweitert und die Reihenfolge geändert. Darüber hinaus gebe ich weiterführende Infos zu einzelnen Prozessen. Dadurch hoffe ich, dass der praktische Nutzen des Konzepts steigt.

Ein Projekt kann als eine Abfolge von Phasen, die die einzelnen Prozesse enthalten, angesehen werden. Die Prozesse definieren die Schrittweise Vorgehnsweise im Projekt. Diese Prozesse enthalten wiederrum eine Reihe von Aktivitäten. Angelehnt an das ASAP(Accelerated SAP)-Vorgehensmodell definiere ich folgende Phasen: Vor dem Projekt, Initiierungsphase, Konzeptionsphase, Implementierungsphase, Vorbereitung zur Produktivsetzung, Go Live und Hypercare.
So muss ein Projekt zunächst akquiriert und vorbereitet werden. In der Konzeptionsphase werden die Anforderungen aufgenommen, ein Fachkonzept mit dem Berechtigungskonzept erstellt. Auf dieser Basis werden die Aufwände für die Implementierungsphase geschätzt. In der Implementierungsphase erfolgt die eigentliche Umsetzung gemäß der Konzeption.
Die einzelnen Schritte bzw. Prozesse innerhalb dieser Phasen können Sie der unten stehenden Abbildung entnehmen.

Projektschritte (Prozesse) nach Phasen

Übersicht über die Phasen:

• Vor dem Projekt
• Initiierungsphase
• Konzeptionsphase
• Implementierungsphase
• Vorbereitung zur Produktivsetzung
• Go Live & Hypercare

Nachfolgend werden die einzelnen Prozesse näher erläutert:

• Projekt Akquise – Acquisition of a project
• Vorbereitung eines Projekts – Starting up a project
• Initiieren des Projekts – Initiating a project
• Lenken eines Projekts – Planning and directing
• Managen des Phasenübergangs – Managing stage boundaries
• Steuern einer Phase – Controlling a stage
• Managen der Produktlieferung – Managing work package delivery
• Abschließen eines Projekts – Closing a project

Projekt Akquise – Acquisition of a project

Ziel: Akquisition eines Projekts
Tipps:

• Aufbau der Präsentation
• Tipps für Präsentationen

Vorbereitung eines Projekts – Starting up a project

Ziel: feststellen ob das Projekt durchführbar und lohnend ist. Ist der Start des Projekts überhaupt gerechtfertigt? (Ca. 10 Tage Aufwand einplanen)

Aktivitäten:

• Gründe für das Projekt, den Lösungsansatz und den Umfang des Projekts darstellen
• Ernennung des Auftraggebers und des Projektmanagers
• Besetzung des Lenkungsausschusses (Projektsponsor (oft aus dem Fachbereich), Vertreter des Fachbereichs, Vertreter der IT-Abteilung, Lieferantenvertreter)
• Projektrollen, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit definieren (stimmen Sie auch als Projektmitglied immer Ihre eigene Rolle mit dem Projektmanager ab!)
• Ziele festschreiben
• Business Case erstellen
• Plan für die Initiierungsphase erstellen um zu erkennen, welchen Aufwand die Planung für dieses Projekt ausmacht

Initiieren des Projekts – Initiating a project

Ziel: eine solide Grundlage für das Projekt schaffen, die der Organisation ein klares Bild davon vermittelt, was mit den geplanten Arbeiten verbunden ist.
Aktivitäten:

• Risikomanagementstrategie erstellen
• Qualitätsmanagementstrategie erstellen
• Konfigurationsmanagementstrategie erstellen
• Kommunikationsmanagementstrategie erstellen (Auch und besonders für Stakeholder)
• Projektsteuerungsmittel einrichten
• Business Case verfeinern
• Projektleitdokumentation (PID – Project Inititation Documentation) bzw. Projektauftrag zusammenstellen
• Kick-Off Meeting durchführen

Lenken eines Projekts – Planning and directing

Ziel: Diese Stufe beinhaltet die Funktionen des Lenkungsausschusses. Der Lenkungsausschuss wird im Idealfall nur an den Phasengrenzen eingebunden wo der bisherige Fortschritt abgenommen und der Übergang in die nächste Phase freigegeben wird.
Allerdings informiert der Projektmanager den Lenkungsausschuss mit regelmäßigen Berichten (Status Report). Beachten Sie dabei meine Tipps zum Umgang mit dem Kontrollgremium.
Aktivitäten:

• Initiierung freigeben
• Phasenplan oder Ausnahmeplan freigeben
• Ad-hoc-Anweisungen geben
• Projektabschluss freigeben

Managen des Phasenübergangs – Managing stage boundaries

Ziel: Vorbereitung / Planung der nächsten Phase.
Aktivitäten:

• Nächste Phase planen
• Projektplan aktualisieren
• Projektkosten prüfen
• Business Case aktualisieren
• Über Phasenabschluss berichten

Steuern einer Phase – Controlling a stage

Ziel: anfallende Arbeiten zuweisen und verfolgen. Offene Punkte bearbeiten. Statusmeldungen an den Lenkungsausschuss geben. Ggf. Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Kurz: das tagtägliche Management durch den Projektmanager.
Aktivitäten:

• Arbeitspaket freigeben – (Aufgaben delegieren, Definition of Done)
• Status eines Arbeitspakets prüfen
• Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen – (Definition of Done, Testen)
• Phasenstatus prüfen
• Projektkosten prüfen
• Über Projektstatus berichten
• Offene Punkte und Risiken erfassen und untersuchen
• Ggf. offene Punkte und Risiken eskalieren
• Korrekturmaßnahmen einleiten

Managen der Produktlieferung – Managing work package delivery

Ziel: die Beziehung zwischen dem Projektleiter und dem Teammanager bzw. Teilprojektleiter managen. Sicherstellen, dass das Arbeitspaket klar definiert und verstanden ist.

Ein Arbeitspaket enthält die Summe der Informationen, die der Projektmanager zu den benötigten Produkten zusammengestellt hat, damit die Verantwortlichkeiten für die Durchführung von Arbeiten oder die Lieferung von Produkten formell an einen Teammanager oder ein Teammitglied übergeben werden können.
Bei kleineren Projekten ist der Projektmanager auch der Teammanager in Personalunion und ist für das Delegieren von Aufgaben an die Projektmitarbeiter verantwortlich. Aus Sicht des Kunden entspricht diese Stufe der Übergabe der Aufgaben an den Berater.
Aktivitäten:

• Arbeitspaket annehmen – (Definition of Done, Testen)
• Arbeitspaket ausführen
• Arbeitspaket abliefern – (Definition of Done, Testen)

Abschließen eines Projekts – Closing a project

Ziel: einen Punkt zu definieren, an dem die Abnahme des Projektendpunkts bestätigt wird, und anzuerkennen, dass die definierten Ziele (oder auch genehmigte Änderungen dieser Ziele) erreicht worden sind bzw. mit dem Projekt keine weiteren Ergebnisse erzielt werden können.
Aktivitäten:

• Planmäßigen Abschluss vorbereiten
• Produkte übergeben
• Projekt bewerten
• Feiern

Phasen:

Vor dem Projekt

• Gründe für das Projekt, den Lösungsansatz und den Umfang des Projekts dargestellt
• Auftraggeber und Projektmanager werden ernannt
• Lenkungsausschuss wird mit dem Projektsponsor, Vertretern des Fachbereichs, der IT-Abteilung und des Lieferanten besetzt
• Projektrollen, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit definiert
• Ziele festgeschrieben
• Business Case erstellt

Initiierungsphase

• Risikomanagementstrategie erstellt
• Qualitätsmanagementstrategie erstellt
• Konfigurationsmanagementstrategie erstellt
• Kommunikationsstrategie erstellt
• Projektsteuerungsmittel einrichtet
• Business Case verfeinert
• Projektleitdokumentation (PID – Project Inititation Documentation) bzw. Projektauftrag zusammengestellt
• Kick-Off Meeting durchgeführt
• Nächste Phase geplant
• Projektplan aktualisiert
• Über Phasenabschluss berichtet
• Konzeptionsphase durch den Lenkungsauschuss freigegeben

Konzeptionsphase

• Training der Key User
• Aufnahme der Anforderungen in Interviews und Workshops
• Abgleich der Anforderungen mit dem Standard Business Content, identifizieren von Lücken
• Umfang der notwendigen Dokumentation geklärt (ggf. Template angefragt)
• Fachkonzept mit dem Berechtigungskonzept erstellt
• Abnahme des Fachkonzepts durch den Fachbereich, BI-Admin und Projektsponsor
• Aufwandsschätzung auf der Basis des Fachkonzepts
• Notwendigen Berechtigungen im System überprüft bzw. beantragt
• Nächste Phase geplant
• Projektplan aktualisiert
• Business Case aktualisiert
• Über Phasenabschluss berichtet
• Projektleitdokumentation für die Implementierungsphase erstellt
• Implementierungsphase durch den Lenkungsauschuss freigegeben

Implementierungsphase

• Realisierung des Fachkonzepts in der Entwicklungsumgebung
• Definition von Testplänen
• Aufbau von Test- und Produktivsystemen
• Unit- & Integrationstests durch die Entwickler
• Umsetzung des Berechtigungskonzepts
• Vorbereitung der täglichen Systemadministration
• Unit- & Integrationstests durch den Fachbereich
• Performance- oder Stresstests auf der zukünfitgen Produktivsystemumgebung. Bezogen auf die Ladeprozesse bedeutet das ein großes Datenvolumen bereitzustellen, das der zukünftigen Produktivumgebung entspricht. Bei den Reports die Simulation entsprechend vieler gleichzeitiger Reportingbenutzer.
• Dokumentation der technischen Lösung
• Nächste Phase geplant
• Projektplan aktualisiert
• Business Case aktualisiert
• Über Phasenabschluss berichtet
• Nächste Phase durch den Lenkungsauschuss freigegeben

Vorbereitung zur Produktivsetzung

• Initialisierung der Daten
• Erstellung des Betriebskonzepts mit dem Aufbau eines Competence Centers oder internen Helpdesks sowie der Beschreibung des täglichen Systemmonitorings
• Erstellung des Übergabeplans für die Übergabe an den Betrieb
• Erstellung der Dokumente für die Übergabe
• Endanwender Dokumentation
• Durchführung der Endanwenderschulungen
• Abschließende Tests der Produktivumgebung
• Nächste Phase geplant
• Projektplan aktualisiert
• Business Case aktualisiert
• Über Phasenabschluss berichtet
• Nächste Phase durch den Lenkungsauschuss freigegeben

Go Live & Hypercare

• Tatsächliche Inbetriebnahme des produktiven Systems
• Ggf. zwei Monate Produktionsunterstützung durch das Entwicklerteam
• Produktionsunterstützung durch den Betrieb läuft an
• End-Abnahme durch Auftraggeber mit Protokoll
• Projekt Ende

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