Der richtige Fokus

Ein Leuchtturmwärter hatte eine gewisse Menge an Öl, mit dem er das Feuer im Leuchtturm erhalten hat, um einen sicheren Weg für die vorbeifahrenden Schiffe zu gewährleisten. Eines Nachts wurde er von einem alten Mann aufgesucht, der in der Nähe lebte und nichts hatte um seine Hütte zu beleuchten.

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Der Wärter lieh ihm ein wenig Öl. In der nächsten Nacht kam ein einsamer Wanderer zu ihm. Auch er bat um ein bisschen Öl für seine Laterne. Der Wärter erfüllte auch diesen Wunsch. Später klopfte eine Frau an die Tür. Sie flehte um ein wenig Öl, um das Haus zu beleuchten und die Kinder zu ernähren. Auch hier hat der Wärter nicht abgelehnt.
Bald war das gesamte Öl zu Ende und das Feuer im Leuchtturm erlosch. Viele Schiffe zerbrachen an den Klippen und viele Menschen wurden in den Tod gerissen, weil der Wärter vergessen hat, was das Wichtigste in seiner Arbeit war. Er vernachlässigte seine primäre Aufgabe und bezahlte es teuer.

Ihre primäre Aufgabe als Projektleiter liegt darin, alle störenden Faktoren zu beseitigen um sich auf die richtigen Prioritäten konzentrieren zu können. Wenn Ihre Aufgabe darin besteht, die Entwicklung eines Produkts zu organisieren, müssen alle Störfaktoren, egal wie wichtig diese erscheinen mögen, auf später verschoben werden. Dabei kann es hilfreich sein, die Deadline für die Aufnahme der Anforderungen einzuhalten um sich anschließend auf diesen Scope konzentrieren zu können.

Projektziel im Auge behalten

Anbei einige Situationen die alltäglich in Projekten auftreten:

Ein erfahrener Business User hat sich eine großartige neue Funktionalität ausgedacht und ist der Meinung Ihnen sofort berichten zu müssen.
Der Mitarbeiter aus dem Support sagt Ihnen, dass die Anzahl der Einträge im Fehlerprotokoll jede Woche exponentiell wächst. Daher müssen Sie die Prioritäten neu ordnen.
Der Projektleiter des Kunden verspürt einen leidenschaftlichen Wunsch zu erfahren, ob es in absehbarer Zeit möglich sein wird eine gewünschte Funktionalität zu implementieren. Daher schreibt er eine weitere Mail mit der dringenden Bitte auf alle vorangegangen zu antworten.

Beachten Sie die kursiv hervorgehobenen Worte: großartig, müssen, dringend, Bitte. Die meisten Störfaktoren sind nicht so wichtig wie sie auf den ersten Blick erscheinen. Wenn diese allerding mit Beiwörter wie großartig und müssen formuliert werden, und auch mit Zugabe von dringenden Bitten, werden Sie höchstwahrscheinlich nicht standhalten können. Sie lenken sich von der Hauptaufgabe ab und verlieren den Fokus.

Genau darin liegt das Problem. Lernen Sie, die Aufgaben zu systematisieren, die Sie früher oder später erledigen müssen. Vergessen Sie aber nicht, dass Ihre Hauptaufgabe der Go-Live ist.

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Es kann sinnvoll sein, der Person, die mit einer Bitte auf Sie zukommt, schnell zu antworten. Dadurch lassen Sie diese wissen, dass Sie die Anfrage bekommen haben. Dabei sollte Ihre Antwort aber wie folgt aussehen:

Ich nehme Ihre Anfrage in die To-Do Liste auf und werde sie später analysieren. Aber im Augenblick habe ich sehr viele Verpflichtungen für das kommende Go-Live und kann mich damit leider nicht befassen.

In Englisch: I will add your request to the To-Do list and analyze it later. Unfortunately, at the moment I have a lot of other commitments for upcoming Go-Live and cannot address this topic in depth.

Wiederholen Sie diese Sätze wie ein Mantra. Sich zu fokussieren bedeutet, richtige Prioritäten für Aufgaben zu setzen die vorgeben wichtig zu sein und denjenigen, die wirklich wichtig für die Fertigstellung des Projekts sind.

Dabei gilt das einfache Prinzip:

Entweder lösen Sie die Aufgaben, die für die Zielerreichung wichtig sind, oder Sie verlieren die letzte Chance das Go-Live Datum halten zu können.

Beachten Sie die folgenden Axiome, die von Watts Humphrey formuliert wurden:

Jede Aufgabe wird mehr Zeit in Anspruch nehmen als gedacht
Es wird immer etwas hochkommen, was Sie nicht bedacht haben

Alleine diese Grundsätze werden Ihren (hoffentlich) eingeplanten Puffer auffressen, daher können Sie keine Zeit mit Nebensächlichem verschwenden. Für die neue Funktionalität wird es eine Zeit nach dem Go-Live geben. Diese kann dann in Form eines Change Requests abgewickelt werden.

Und wer weiß, vielleicht werden Sie ja schneller fertig und können die neue Funktionalität noch innerhalb des aktuellen Go-Live implementieren.

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