Meeting Ground Rules

Sogenannte „Ground Rules“ oder Spielregeln definieren den Rahmen für eine Besprechung. Sie dienen dazu, die Effektivität und Effizienz zu steigern und werden von den Anwesenden im Vorfeld gemeinsam vereinbart.

Hier einige Beispiele:

• Pünktlich starten – Wir respektieren die Zeit aller Teilnehmer und starten daher pünktlich.
• Pünktlich enden – Da wir Ihre Zeit wertschätzen, beenden wir das Meeting pünktlich. Für Themen, die mehr Zeit benötigen, schlagen wir gerne einen kurzen Folgetermin vor.
• Gemeinsam zum Erfolg – Jeder ist für die Zielerreichung und den Ablauf der Veranstaltung mitverantwortlich.
• Bei der Tagesordnung bleiben – Um uns dabei zu helfen, unsere Ziele für dieses Meeting zu erreichen, wird der Moderator uns sanft zur Tagesordnung zurückführen, wenn wir davon abweichen. / Sie können dem Team auch per Audio erklären: Wenn Sie das Team von der Tagesordnung abbringen, müssen Sie mit einer der folgenden Reaktionen rechnen: „Das ist ein interessanter Punkt, Herr Schmidt. Helfen Sie mir bitte kurz, die Brücke zu unserem Thema zu schlagen?“ „Hans, vielen Dank für diese detaillierte Information. Um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass wir zum nächsten Punkt kommen, könnten Sie uns bitte die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen?“, „Diese Idee ist zu wichtig, um sie jetzt zu überstürzen. Lassen Sie uns ihr die Aufmerksamkeit schenken, die sie verdient, indem wir sie auf unsere Parkliste setzen und sie zur ersten Priorität für unsere nächste Diskussion machen.“ Oder noch direkter: „Entschuldigung, Hans, Sie weichen vom Tagesordnungspunkt ab. Bitte kommen Sie zum Thema zurück und fassen Sie sich kurz.“ „Hans, bitte kommen Sie zum Schluss.“ „Wir werden das Thema auf die Tagesordnung setzen und später darauf zurückkommen.“ Nehmen Sie es nicht persönlich.
• Parkplatz – Alle wichtigen Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, werden wir notieren, um sicherzustellen, dass wir sie später behandeln.
• Mobilgeräte lautlos schalten – Bitte schalten Sie Ihre Mobiltelefone für die Dauer des Meetings auf lautlos. Falls Sie für einen dringenden Anruf erreichbar sein müssen, ist die Nutzung des Vibrationsalarms selbstverständlich in Ordnung.
• Keine Telefonate oder E-Mails im Raum – Bitte gehen Sie nach draußen, um das Gespräch zu führen, damit sich die anderen konzentrieren können.
• Zuhören – ausreden lassen
• Die 2-Minuten-Regel – Um sicherzustellen, dass ein komplexer Gedanke vollständig ausgeführt werden kann, kann jeder Teilnehmer die „2-Minuten-Regel“ in Anspruch nehmen. Die Person erhält dann zwei Minuten ungestörte Redezeit, um ihren Standpunkt darzulegen.
• Wir vertrauen Ihnen – Wir vertrauen auf die Vorbereitung und das Fachwissen jedes Einzelnen. Daher sind lange Erklärungen meist nicht nötig – wir bitten um prägnante Beiträge, um unsere Zeit bestmöglich zu nutzen.
• Seien Sie respektvoll – Behalten Sie bei Meinungsverschiedenheiten die Fassung. Seien Sie hart in der Sache, aber weich zur Person.
• Meeting Minutes – Entscheidungen und Maßnahmen dokumentieren, Verantwortliche benennen.
• Geplante Pausen (bei längeren Besprechungen) – vereinbaren Sie Pausen im Voraus.
• Ungeplante Pausen sind in Ordnung (bei längeren Besprechungen) – verlassen Sie einfach den Raum, wenn es sein muss.

Auf English, von Manager Tools insperiert:

• Start on time – To respect everyone’s valuable time, we will be starting promptly at our scheduled time.
• Finish on time – We are committed to respecting your schedule and will ensure we finish on time. If we find that a topic needs more discussion, we’ll suggest a brief follow-up.
• One team – Shared Goal, Shared Success. Everyone is jointly responsible for reaching the objectives and ensuring the smooth running of this meeting.
• Stay on agenda – To help us achieve our goals for this meeting, the facilitator may gently guide us back to the agenda if we stray. / You can also explain on audio to the team: If you bring the team off the agenda, expect to hear one of those: „I appreciate you bringing that up, Hans. To help me see the connection, can you briefly tie that back to our current agenda topic?“, „Hans, thank you for the detail here. In the interest of time and ensuring we get to our next item, could you summarize your key takeaway for us?„, „That idea is too important to rush through right now. Let’s give it the attention it deserves by putting it in our parking lot and making it the first priority for our next discussion.„. Or, more direct – „Sorry Hans, you are taking us off the agenda, please get back on track and be brief.“, „Hans, please wrap it up.“, „We will put it on the parking lot and come back to it„. Don’t be offended.
• Parking lot – For any important topics that are off-agenda, we’ll write them down to make sure we address them later.
• Electronics on stun – To help us all stay focused, please silence your electronics. We understand that emergencies happen, so if you’re expecting an important call, feel free to set your device to vibrate.
• No phone calls or emails in the room – Please go outside to take the call and allow others to focus.
• One at a time – Listen, allow others to finish.
• „2 Minutes“ Rule – To ensure that a complex thought can be fully explained, any participant can claim the „2-Minute Rule“. The person then receives two minutes of uninterrupted speaking time to present their point of view.
• We trust you – BLUF – Bottom Line Upfront. We trust in the preparation and expertise of each individual. Therefore, lengthy explanations are usually unnecessary—we ask for concise contributions in order to make the best possible use of our time. / Prägnanter: No need for lengthy explanations. Be concise in your contribution.
• Be respectful – Keep composure when dealing with differing opinions. Attack the problem, not the person.
• Meeting minutes – Document key decisions and assign clear action items to ensure accountability. 
• Scheduled Breaks (for longer meetings) – agree on breaks beforehand.
• Unscheduled Breaks are OK (for longer meetings) – just step out if you must.