Bestandteile der Projektleitdokumentation

Die Projektleitdokumentation (PID) oder auch Projektauftrag ist für den Start eines Projekts essentiell. Es ist eines der wichtigsten Dokumente für den Projektleiter, denn darin sind sämtliche vereinbarten Rahmenbedingungen festgehalten, die für die Durchführung des Projekts gelten. Die Projektleitdokumentation gibt die Richtung und den Umfang des Projekts vor und bildet den Vertrag, der zwischen dem Projektmanager und dem Lenkungsausschuss geschlossen wird.

Es bietet sich an zwei Projektaufträge zu erstellen: einen für die Konzeptionsphase und einen für die Implementierungsphase. Nach der Konzeptionsphase werden die Aufwände für die Umsetzung spezifiziert.
Bestandteile des Projektauftrags sind:

• Projektdefinition: Erläuterung, was das Projekt erreichen muss. Dazu gehören:
  • Name des Projekts, Projektnummer
  • Auftraggeber und Projektleiter
  • Hintergründe: Strategischer Nutzen des Projekts, Problemstellung
  • Projektziele und gewünschte Ergebnisse
  • Projektumfang und Ausschlüsse
  • Einschränkungen und Annahmen
  • Risiken
  • Benutzer und sonstige bekannte Interessenengruppen
  • Schnittstellen
• Projektlösungsansatz: Definition der Vorgehensweise, wie das Projekt die aus dem Business Case ausgewählte Option liefern will, und Berücksichtigung des Betriebsumfelds, in das die Lösung eingepasst werden muss
• Business Case: Rechtfertigung des Projekts auf Basis der geschätzten Kosten, der Risiken und dem erwarteten geschäftlichen Nutzen
• Struktur des Projektmanagementteams: Organigramm mit den am Projekt beteiligten Personen. Verantwortliche, Ausschüsse, Kompetenzen
• Rollenbeschreibungen: Rollen des Projektmanagementteams und andere, wichtige Ressourcen
• Qualitätsmanagementstrategie: Definition der zu verwendeten Qualitätstechniken und -standards sowie Festlegung der Zuständigkeiten für das Erreichen des geforderten Qualitätsniveaus. Angaben zur Dokumentation
• Konfigurationsmanagementstrategie: Festlegung, wie und von wem die Produkte eines Projekts gesteuert und geschützt werden

• Risikomanagementstrategie: Beschreibung der zu verwendenden Qualitätstechniken und -standards und Festlegung der Zuständigkeiten für ein effektives Risikomanagement
• Kommunikationsmanagementstrategie: Definition der am Projekt interessierten Parteien, der Kommunikationsmittel und -wege sowie der Intervalle, in denen die Kommunikation stattfindet
• Projektplan: Plan, der die wichtigsten Produkte, Aktivitäten und Ressourcen des Projekts aufzeigt und beschreibt, wie und wann die Ziele eines Projekts realisiert werden sollen
• Kriterien für das Projektende:Zum Beispiel: „Das Ziel ist erreicht, wenn alle Vertriebsmitarbeiter mit dem neuen BI-IP System produktiv arbeiten können und das alte TM1 System nur noch für den Lesebetrieb zur Verfügung steht.“ Das Ende des Projekts bedeutet allerdings nicht das Ende jeder Arbeit, sondern das Ende derjenigen Phase, die eine Projektorganisation notwendig macht. Gleichzeitig beginnt die nächste Phase, meist die der Wartung.
• Projektsteuerungsmittel:Zusammenfassung der Steuerungsmittel auf Projektebene, beispielsweise Phasenübergänge, vereinbarte Toleranzne, Überwachung und Berichterstattung

Was noch offen ist, versehen Sie mit Terminen („… wird vorgelegt am …, von …“). Arbeiten Sie zwecks Übersichtlichkeit mit Anhängen und Verweisen.
Das Dokument wird anschließend vom Auftraggeber und der Projektleitung unterzeichnet.

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