Statusbesprechungen vorbereiten

Um Planabweichungen erkennen und korrigieren zu können müssen Sie zunächst wissen, was der Stand der Dinge ist. Dies ist auch eine grundlegende Voraussetzung für eine Statusbesprechung. Die Ergebnisse der Besprechung werden in einem Statusbericht zusammengefasst.

Planabweichungen erkennen

Um den Ist-Zustand herauszufinden befragen Sie die Mitarbeiter nach dem Stand ihrer Arbeitspakete. Oft neigen die Menschen jedoch dazu die wirklichen Probleme zu kaschieren. Betrachten wir die folgenden Aussagen:

• Wir sind zu 90% fertig.
• Es ist geplant, nächste Woche zu starten.
• Die wesentlichen Probleme scheinen gelöst.
• Die Übergabe steht unmittelbar bevor.
• Vor Abschluss sind noch einige Detailfragen zu klären.
• Es gibt noch internen Diskussionsbedarf.

„Wir sind zu 90% fertig.“ kann auch bedeuten: Wir werden nie fertig. Gehen Sie deshalb der Sache auf den Grund: „Wann haben Sie eine halbe Stunde Zeit, so dass wir uns den Bearbeitungsstand gemeinsam ansehen können?“

„Es ist geplant, nächste Woche zu starten.“ kann bedeuten, dass niemand weiß, wann wir anfangen werden. Hacken Sie also nach: „Sie wissen, dass der 10. Der verbindliche Termin für den Start des Arbeitspaketes ist? Lassen Sie uns gemeinsam durchrechnen, ob der Termin zu erreichen ist.“

„Die wesentlichen Probleme scheinen gelöst.“ kann bedeuten: wir haben die Anforderungen ansatzweise verstanden. Schlagen Sie daher folgendes vor: „Ich schlage vor, dass wir uns noch einmal über das Arbeitspaket unterhalten, um letzte Unstimmigkeiten auszuräumen.“

„Die Übergabe steht unmittelbar bevor.“ kann auch bedeuten, dass es noch lange nicht so weit ist. Fragen Sie: „Könnten Sie mir bitte den Bearbeitungsstand im Detail zeigen?“

„Vor Abschluss sind noch einige Detailfragen zu klären.“ kann bedeuten: wir wissen nicht, wie wir das hinkriegen. Sie sagen: „Ich schlage vor, dass wir uns gemeinsam noch einmal die Arbeitspaketbeschreibung ansehen, um alle Unklarheiten auszuschließen.“

„Es gibt noch internen Diskussionsbedarf.“ kann bedeuten, dass jemand die Sache blockiert. Fragen Sie also nach: „Könnten Sie mir skizzieren, worüber Uneinigkeit besteht? Vielleicht kann ich irgendwie zur Klärung beitragen.“

Statusbesprechungen vorbereiten

Sobald Sie den Ist-Zustand herausgefunden haben, können Sie die Statusbesprechung vorbereiten. Zusammen mit der Einladung können Sie einen Fragenkatalog versenden und alle Teammitglieder bitten, diesen durchzugehen. Diesen können Sie auch gleichzeitig als Tagesordnung für die Besprechung nutzen.
Beachten Sie, dass jede Statusbesprechung ein Glied einer Kette von solchen Besprechungen ist. Die Besprechung dient auch dazu, den Statusbericht an den Auftraggeber vorzubereiten.

Der Fragenkatalog zur Vorbereitung einer Statusbesprechung könnte wie folgt aussehen:

• Welche offenen Punkte aus vergangenen Sitzungen wurden erledigt?
• Welche Punkte sind weiter offen und warum?
• Welche Maßnahmen wurden bzw. werden ergriffen?
• Welche Arbeitspakete wurden seit der letzten Sitzung bearbeitet?
• Sind sie abgeschlossen bzw. ist ihre Bearbeitung im Plan?
• Falls nein, warum nicht und welche Konsequenzen hat die Abweichung?
• Wie können die Abweichungen wieder aufgefangen werden?
• Sind Risiken bezüglich der aktuellen bzw. künftigen Arbeitspakete erkennbar?
• Welche Maßnahmen sollten getroffen werden?

Am Ende der Besprechung wird ein Protokoll mit den zu erledigenden Maßnahmen erstellt. Die Gliederung ist recht einfach: wer mach was bis wann.
Bei Abweichungen sollten Sie kurz die Gründe und die Maßnahmen aufschreiben. Diese Informationen sind sehr hilfreich bei der Abschlussanalyse eines Projekts.

Bestandteile eines Statusberichts

Der Statusbericht muss so verfasst sein, dass er den Auftraggeber in die Lage versetzt, projektbezogene Entscheidungen zu treffen. Ein Statusbericht muss folgende Fragen beantworten:

• Um welches Projekt geht es?
• Was soll im jetzigen Projektabschnitt erreicht werden?
• Was wurde getan?
• Wie sieht das bisherige Ergebnis aus?
• Wo steht das Projekt bezogen auf:
  • Leistung (Qualität),
  • Aufwand (Kosten),
  • Zeit (Termin) ?
• Gibt es Probleme oder sind Risiken erkennbar?
• Was wird dagegen unternommen?
• Was soll die Maßnahme bewirken?

Für alle Projekte gibt es nur eine Art von Statusbericht. Alle wichtigen Informationen stehen auf einer Seite! Für weiterführende Informationen werden Anlagen verwendet.
Alle Statusberichte kommen zum gleichen Termin. Die Führung braucht eine Gesamtsicht um ihrer Verantwortung für den Entscheidungsprozess gerecht zu werden.
Das Berichtswesen dient nicht dazu, Schuldige zu suchen und Unschuldige zu bestrafen. Es dient der Zielerreichung. Wenn Ihr Projekt mal hinter Plan ist, können Sie Ihren Auftraggeber beruhigen, indem Sie seriöse Vorschläge machen, wie die Probleme gelöst werden.

Quellen:
Litke et al. (2014): Projektmanagement, 2. Auflage, Freiburg
Britt Andreatta – Aufgaben an Ihr Team delegieren
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