Kommunikationsstrategie

Entscheidend für das Gelingen eines Projekts sind das Projektmarketing und die Kommunikation des Projekts innerhalb der betroffenen Gruppen im Unternehmen. Daher müssen die Regeln der Kommunikation definiert und in der sogenannten Kommunikationsmanagementstrategie festgehalten werden. In dieser wird festgelegt, welche Stakeholder wann und wie über das Projekt informiert werden sollen und welche Kommunikationswege vorgesehen sind. Change Management ist ein umfangreiches eigenständiges Gebiet, daher gebe ich an dieser Stelle allgemeine Informationen.

Bedenken Sie, dass Sie für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts sehr detaillierte Informationen über die Teilnehmer und deren Unternehmensteile benötigen. Diese Informationen können zum Teil zur besseren Überprüfbarkeit der Arbeit dieser Menschen führen oder sogar, durch die Optimierung der Steuerung des Unternehmens, gewisse Arbeitsbereiche in Frage stellen. Zwar gehört es nicht ursächlich zu den Aufgaben des Projekts, solche Fragestellungen zu beantworten und solche Ängste zu nehmen. Aber eine überzeugende Kommunikation, die diese Aspekte im Blick behält, erleichtert erheblich die Arbeit mit allen Beteiligten.

Der Entwurf eines Newsletters stellt eine Möglichkeit dar. Mit diesem können Sie in festen Abständen (z.B. bei Projektmeilensteinen, maximal aber alle vier Wochen), alle Interessensgruppen (und dies können mehr als nur die Projektteilnehmer sein, z.B. künftige Roll-out-Gebiete) über den aktuellen Stand informieren. Neben den positiven Informationen sollten Sie auch einige negative Informationen aufnehmen, z.B. auftretende Terminprobleme. Auf diese Weise verleihen Sie den Informationen mehr Realitätsbezug und laufen nicht Gefahr, dass man Ihnen Schönfärberei in Bezug auf Ihre Arbeit vorwirft.

Außerdem erreichen Sie mit diesen regelmäßigen Informationen, dass niemand Ihnen vorwerfen kann, er hätte vom Projekt oder seinem Inhalt nicht gewusst. Definieren Sie innerhalb des Lenkungsausschusses die Empfängerliste und wann die Infos versendet werden sollen. Legen Sie auch die verantwortlichen Personen fest.

Neben Newslettern können auch Intranetseiten, Tassen und Mauspads zum Projektmarketing gehören. Darüber hinaus bieten sich eine Präsentation auf der Betriebsversammlung oder Bericht in der Mitarbeiterzeitung an. Selbstverständlich kosten alle diese Maßnahmen Geld und Zeit. Sie helfen aber bei der Motivation der Mitarbeiter und haben positive Auswirkungen auf die Projektarbeit sowie das Ergebnis der Arbeit.

Das richtige Timing, die richtige Vorbereitung, die richtigen Inhalte und die richtigen Adressaten. Das sind die vier Schlüsselkriterien dafür, dass Ihr Projekt unterstützt wird. Gerade mitten im Projekt ist Kommunikation nach Aussen von ernormer Wichtigkeit. Denken Sie an das Marketing: Wer aufhört zu werben, wird noch eine Weile verkaufen, irgendwann versiegt aber die Kauflust. Bitte vergessen Sie nicht: man wird Sie am ehesten unterstützen, wenn man einen Sinn darin sieht und erkennt, dass das Projekt gut vorankommt. Genau dieses Gefühl müssen Sie vermitteln.

Das richtige Timing wäre:

• das Erreichen wichtiger Meilensteine
• das Erreichen von Zwischenzielen, falls die nächsten Meilensteine noch zu weit entfernt sind
• wichtige Veränderungen im Projekt

Neben dem Timing ist auch die richtige Vorbereitung entscheidend. Versuchen Sie die Informationen möglichst kurz und unterhaltsam aufzubereiten. Wenn Sie dabei immer an den Leser (bzw. Zuhörer) denken, sind die Voraussetzungen gut, dass diese auf fruchtbaren Boden fallen.
Sinnvolle Inhalte sind:

• Erläuterung der letzten Erfolge (und warum diese wichtig für das Projekt waren)
• kurze Nennung der nächsten Schritte
• Danksagung an die beteiligten Personen
• kurzer Überblick über das Projekt
• wichtige News und Updates im Projekt

Die richtigen Adressaten sind diejenigen, die ein Interesse an der Information haben oder dieses nach dem Konsumieren der Information entwickeln könnten. Die meisten Projekte leiden an einem Zuwenig an Informationen, nicht an einem Zuviel.

Die Zusammensetzung des Dokuments für die Kommunikationsmanagementstrategie könnte wie folgt aussehen

Struktur

• Einführung: Nennt den Zweck, die Ziele, den Umfang und wer für die Strategie verantwortlich ist.
• Kommunikationsverfahren: Beschreibung der, bzw. Verweis auf die, zu verwendenden Kommunikationsmethoden. Abweichungen von den Standards des Unternehmen- oder Programmmanagements sollten angemerkt und bergründet werden.
• Tools und Techniken: Beschreibung geeigner Kommunikations-Tools und der für die einzelnen Schritte im Kommunikationsprozess vorgesehenen Techniken.
• Dokumentation: Definition, welche Kommunikatinosdaten benötigt und wo diese aufbewahrt werden, beispielsweise Protokollierung externer Korrespondez.
• Berichterstattung: Beschreibung der im Zusammenhang mit dem Kommunikationsprozess zu erstellenden Berichte, deren Zweck, Zeitpunkte der Erstellung und Empfänger z.B. Leistungsindikatoren.
• Zeitplanung von Kommunikationsmanagementaktivitäten: Zeitpunkte, zu denen formelle Kommunikationen, beispielsweise am Ende einer Phase, durchgeführt werden sollen, unter anderem auch Audits der Kommunikationsmethoden.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Angabe, wer für welche Aspekte des Kommunikationsprozesses verantwortlich sein wird. Dazu gehören unter anderem auch die an der Kommunikation beteiligten Rollen des Unternehmens- oder Programmmanagements
• Analyse der Stakeholder:
  • Identifikation interessierter Parteien
  • Derzeitige Beziehung
  • Angestrebte Beziehung
  • Schnittstellen
• Informationsbedarf für jede interessierte Partei:
  • Vom Projekt zu liefernde Informationen
  • An das Projekt zu liefernde Informationen
  • Informationsquelle und Informationsempfänger
  • Kommunikationsintervalle
  • Kommunikationswege
  • Format der Kommunikatinon

Quellen und weiterführende Literatur:
Michael Staade, Bernd Schüler: SAP BI Projektmanagement, Bonn
Beate Friedrich: PRINCE2, 3. Auflage, Dreieich
Matthias Geirhos: IT-Projektmanagement, Bonn
Bildquelle: Pixabay
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