Projektkosten prüfen

Beim Projektcontrolling eines BI-Projekts gibt es einige Besonderheiten, auf die ich hier aufmerksam machen will.
Optimalerweise betrachten Sie die Kostenentwicklung auf Kalenderwochenebene, verknüpft mit den Meilensteinen. Teilen Sie sich Ihr Projektbudget am Anfang des Projekts in Kalenderwochen auf oder ordnen Sie es den Meilensteinen zu.

Sie sollten jedoch im Auge behalten, dass insbesondere bei BI-Projekten der prozentuale Projekterfolg nicht immer im Verhältnis zum finanziellen Ressourcenverbrauch steht. Das soll heißen, dass z.B. ein Meilenstein, der 30% des Budgets verbraucht, Sie eventuell nur 15% weiterbringt und umgekehrt.

Außerdem entstehen Mehrkosten bei jeder Zeitverschiebung, z.B. wenn mehrere Workshops an einem Tag geplant waren und alle oder einzelne abgesagt wurden.
Nichtsdestotrotz entstehen Kosten durch die Anreise von Beratern und deren Reisekosten oder aufgrund der Verschiebungen von internen Mitarbeitern und die Arbeit der Koordination von neuen Terminen. Solche Ereignisse summieren sich schnell zu zehn Tagen Mehraufwand und können damit zu höheren Kosten führen.

Damit Sie in der Lage sind, diese Kosten schnell zu erkennen und gegebenenfalls dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorzulegen, bietet sich eine kurzfristige Betrachtung auf der Kalenderwochenebene zumindest in der Zeit der Konzeptionsphase, der Testphase und beim Go-Live an.

Vor oder nach der genannten Phase setzt ein eher geregelter Projektbetrieb ein, daher kann der Betrachtungszeitraum auf einen reinen Meilensteinzeitraum geändert werden. Sie könnten aber auch in der Implementierungsphase das Soll-Ist Budget der einzelnen Arbeitspakete vergleichen.

Quellen und weiterführende Literatur:
Michael Staade, Bernd Schüler (2007): SAP BI Projektmanagement, Bonn

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