Zeitmanagement mit Outlook

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen wie Sie die gängigen Zeitmanagement-Konzepte wie das Kieselprinzip oder die 25.000$-Methode mit Outlook umsetzen können. Dazu nutzen wir die Aufgaben-Funktion.

Grundlegende Einstellungen

Als Erstes richten wir eine neue Ansicht ein. Gehen Sie dazu im Register Aufgaben auf Aktuelle Ansicht und dann auf Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern.

Speichern Sie die Ansicht unter einem neuen Namen ab. Zum Beispiel „Diese Woche“.

Passen wir nun die Ansicht ein wenig an. Führen Sie dazu einen Rechtsklick auf den Reiter Betreff und wählen Sie Ansichtseinstellungen aus.

Gehen Sie nun auf Spalten.

Lassen Sie sich die Spalten in der folgenden Reihenfolge anzeigen.

Als Nächstes legen wir einen Filter an.

Wählen Sie dazu in Ansichtseinstellungen Filtern aus.

Wählen Sie unter Zeit im Dropdown Fällig und Diese Woche aus. So sehen Sie nur Aufgaben die diese Woche fällig sind.

Nun wollen wir nur noch die Aufgaben sehen die noch nicht erledigt sind. Wählen Sie dazu im Reiter Erweitert unter Dropdown Feld → Häufig verwendete Felder und Erledigt aus. Die Bedingung soll dem Wert Nein entsprechen. Klicken Sie anschließend auf Zur Liste hinzufügen.

Jetzt sehen Sie nur noch Aufgaben unerledigt sind und wissen sofort was Sie tun müssen.

Wochenplanung

Outlook kann Ihnen dabei helfen Ihre Woche zu planen. Ich zeige Ihnen wie Sie mit dem Kieselprinzip feste Zeiten im Kalender blocken, um auch in hektischen Zeiten Ihre wichtigsten Aufgaben immer erledigen zu können. In der Wochenplanung verteilen Sie Aufgaben auf die Tage und planen unerledigte Aufgaben neu.
Am besten, Sie planen Ihre Woche bevor diese richtig losgeht. Also am Montag Morgen oder auch als letztes am Freitag der Vorwoche (erstellen Sie dazu am besten eine neue Ansicht mit dem Filter Fällig → Nächste Woche).

Als ersten Schritt in der Wochenplanung planen Sie die überfälligen Aufgaben neu.
Gehen Sie dazu auf Ansicht und wählen Sie die vorgefertigte Ansicht Überfällig aus. Nun sehen Sie alle noch unerledigten Aufgaben.

Vergeben Sie nun neue, realistische Termine für die überfälligen Aufgaben. Alternativ löschen Sie einfach Aufgaben die nicht mehr aktuell sind. Wenn die Ansicht Überfällig leer ist beginnen wir mit der eigentlichen Wochenplanung. Wechseln Sie zurück in unsere Ansicht Diese Woche.
Um die Aufgaben nach Fälligkeit zu gruppieren führen Sie einen Rechtsklick auf den Reiter Fällig am aus und wählen Sie Nach diesem Feld gruppieren. Um die Gruppierung nach Fälligkeit und Kategorien anzulegen gehen Sie in die Ansichtseinstellungen → Gruppieren und setzen Sie die folgenden Einstellungen.

Die Gruppierung können Sie dann oben links ganz leicht ändern. Ziehen Sie einfach per Drag&Drop Kategorien vor Fällig am. So behalten Sie stets die Übersicht über Ihre Projekte.

Um die Aufgaben mit Ihren Termin abzustimmen, wechseln Sie in Ihren Kalender und passen Sie die Ansicht wie folgt an.

Wenn Sie an einem Tag zu viele Termine haben, können Sie die Aufgaben mit gedrückter Maustaste auf den nächsten Tag verschieben.

Um Ihren Schlüsselaufgaben nach dem Kieselprinzip feste Termine zuzuweisen, verschieben Sie die Aufgabe mit gedrückter Maustaste auf den Zieltermin. Wählen Sie anschließend Hierher verschieben als Termin mit Anlage. So planen Sie Termine mit sich selbst und stellen sicher, dass Zeit für wirklich Wichtiges übrig bleibt.

Tagesplanung

Nun können wir mit der Tagesplanung weitermachen. Sie können mit der Eisenhower-Methode Prioritäten im entsprechenden Feld vergeben. Mit der 25.000$-Methode erledigen Sie das Wichtigste zuerst. Stellen Sie sich dabei die folgende Frage – „Wenn ich heute nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre es? Wovon hängt das Meiste ab?“. Erledigen Sie diese Aufgabe zuerst und wenden Sie sich danach der nächstwichtigsten Aufgabe zu. Um Prioritäten vergeben zu können erstellen wir eine neue Spalte.
Sie können eine neue Ansicht anlegen oder die vorgefertigte Ansicht Heute anpassen. Passen Sie dabei die Spalten wie oben beschrieben an. Klicken Sie anschließend auf Neue Spalte.
Vergeben Sie einen Namen, zum Beispiel 25.000 $. Als Typ und Format können Sie Text stehen lassen.

In der neuen Spalte können Sie nun die Prioritäten eingeben. Zum Beispiel 01, 02, 03. Wenn Sie mehr als zehn Aufgaben haben hilft es bei der Sortierung. Um eine Priorität schnell zu ändern können Sie auch 03a oder 04b eingeben. Klicken Sie anschließend auf die Spalte um danach zu sortieren. Nun sind alle Ihre Aufgaben nach Priorität geordnet.

Nun wollen wir zwecks besserer Übersicht die fälligen Aufgaben filtern. Wählen Sie dazu im Reiter Aufgaben unter Zeit im Dropdown Fällig und in den letzten sieben Tagen aus. Im Reiter Erweitert fügen Sie Erledigt entspricht Nein als Kriterium hinzu. So sehen Sie auch die Aufgaben die gestern fällig waren und noch offen sind.

Nun schauen Sie in Ihren Kalender und wenn Sie keinen Termin haben erledigen Sie Ihre wichtigste Aufgabe. (Zur Erinnerung – Termine unterscheiden sich durch einen festen Zeitpunkt von Aufgaben.) Und danach die nächstwichtigste. Und so weiter. Zu festgelegten Zeiten, zum Beispiel nach der Mittagspause und 17 Uhr, bearbeiten Sie Ihre E-Mails. Das wird Ihre Produktivität erheblich steigern.

Wenn Sie in der Tagesplanung auch morgen fällige Aufgaben anzeigen möchten ist es auch kein Problem. Gehen Sie wieder wie oben beschrieben in die Ansichtseinstellungen und anschließend auf Filter. Nehmen Sie zunächst den Filter Fällig in den letzten sieben Tagen raus.

Gehen Sie nun in den Reiter Erweitert. Setzen Sie dort folgende Kriterien.

Nun werden Aufgaben, die in den letzten sieben Tagen und morgen fällig sind, angezeigt.
Die überfälligen Aufgaben werden in rot angezeigt. Es wäre schön auch die morgen fälligen Aufgaben farblich hervorzuheben. Gehen Sie dazu in Ansichtseinstellungen und dann auf Bedingte Formatierung. Fügen Sie nun eine neue Regel hinzu. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf Bedingung. Vergeben Sie den Filter Fällig → Morgen.

Klicken Sie auf OK und dann auf den Button Schriftart. Wählen Sie nun Blau als Farbe.

Nun werden morgen fällige Aufgaben in Blau angezeigt.

So haben Sie stets Ihre Aufgaben im Blick. Anschließend können Sie noch nach dem Feld Fällig am gruppieren.

Viel Erfolg!

Quellen: Holger Wöltje – Outlook 2010: Ihr optimales Zeitmanagement-Werkzeug
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