Wie Sie das Meiste aus Konferenzen herausholen

Konferenzen und Trainings sind ein fester Bestandteil des beruflichen Alltags. In diesem Artikel gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie das Meiste aus diesen Veranstaltungen herausholen. Dabei gebe ich Tipps, worauf Sie bei der Vorbereitung, auf der Konferenz selbst und der Nachbereitung achten müssen.

Vorbereitung

Bereitgestellte Informationen lesen

RTFM – Read the f* manual. Die meisten Konferenzen stellen ein Dokument zur Verfügung, der alle wichtigen Informationen enthält. Von der Agenda, über die Kleiderordnung bis zur notwendigen Vorbereitung. Lesen Sie es. Wenn Sie beim Veranstaltungsort ankommen und nicht wissen wo Sie parken können oder sich nicht vorbereitet haben erzeugt es unnötige Anspannung. Als Folge profitieren Sie nicht in vollen Zügen von der Veranstaltung.

Es mag trivial klingen, aber Sie brauchen auch die Adresse des Veranstaltungsorts. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Taxifahrer das jeweilige Hotel kennt. Heutzutage gilt das Prinzip „Du sagen, isch fahren“. Es kann auch sein, dass es mehrere Hotels mit dem gleichen Namen gibt. In Frankfurt gibt es vier Hiltons. Im welchen findet Ihre Konferenz statt?

Selbst wenn Sie von einem Fahrer abgeholt werden, gilt die Regel des Informationsüberflusses. Sie brauchen den Namen des Fahrers, seine Handynummer, das Kennzeichen des Autos, die Adresse und die Telefonnummer des Veranstaltungsorts. Falls der Fahrer nicht kommt, haben Sie einen Plan B.

Ich erstelle einen Termin in meinem Kalender mit der Adresse und der Telefonnummer des Hotels, wo die Konferenz stattfindet. Der Kalender ist auch ein nützliches Tool um sich vorher Zeit zu blocken sodass Sie die bereitgestellten Informationen lesen, notwendige Vorbereitungen treffen und die Agenda ausdrucken können.

Darüber hinaus, wenn Sie selbst etwas brauchen, teilen Sie es bitte den Veranstaltern vorher mit. Wenn Sie zum Beispiel Allergien haben oder einen Rollstuhlzugang brauchen – alles kann organisiert werden. Aber es braucht Zeit.

Kleiden Sie sich angemessen

Wenn Sie die Informationen lesen, ist meistens auch der Dresscode erwähnt. Sich angemessen zu kleiden hilft den vollen Nutzen aus der Veranstaltung zu ziehen. Wenn Sie sich fehl am Platze fühlen, werden Sie Schwierigkeiten haben, sich auf die Veranstaltung zu konzentrieren.

Während Sie wohl nicht im Smoking ankommen werden, weil die meisten Konferenzen tagsüber sind, sind Flipflops und Shorts unangemessen. Bedenken Sie, dass Sie auf der Konferenz Ihre Firma nach draußen repräsentieren. Der Name Ihrer Firma steht auf Ihrem Namensschild und ist für alle lesbar. Ich behaupte, dass selbst auf einer Surfer- oder Skateboarder-Konferenz Flipflops ein unprofessionelles Bild vermitteln.

Es muss auch nicht immer ein Anzug sein. Khaki Hosen oder Jeans, ein Hemd und Derby Schuhe reichen aus. Als Faustformel gilt – besser over- als underdressed. Sie können das Jackett und die Krawatte jederzeit ablegen.

Organisieren Sie eine Vertretung

Die meisten Konferenzen dauern mehrere Tage. Behandeln Sie die Konferenzen wie Urlaub und organisieren Sie eine Vertretung! Übergeben Sie alle wichtigen Themen, genauso wie Sie es bei einem Urlaub machen würden, um sich voll auf die Veranstaltung konzentrieren zu können. Wenn Sie ein Manager sind, muss jemand Management Entscheidungen für Sie treffen können.

Es hilft, wenn Sie sich am Tag nach der Veranstaltung Zeit für Onboarding und unerledigte E-Mails blocken.

Setzen Sie sich Ziele

Warum nehmen Sie an der Konferenz teil? Was wollen Sie erreichen? Was ist Ihr Ziel? Wen will ich treffen?

Planen Sie im Voraus und setzen Sie sich eine Agenda. Was können Sie bei der Konferenz erreichen, was Sie nicht im Büro erreichen könnten? So holen Sie das Maximum aus der Veranstaltung raus.

Während der Konferenz

Seien Sie pünktlich

Fünf Minuten vor der Zeit ist Beraters Pünktlichkeit. Kommen Sie bereits eine halbe Stunde vor dem Beginn der Veranstaltung an. Sie können sich dann in Ruhe umschauen und einen Sitzplatz reservieren. Wenn Sie auf den letzten Drücker auftauchen, geraten Sie oft in die Warteschlange. Weil leider alle auf den letzten Drücker kommen.

Wenn Sie Pünktlich sind, vermitteln Sie außerdem einen professionellen Eindruck und zeigen Ihre Zeitmanagement Skills. Darüber hinaus sind Sie viel relaxter und dementsprechend aufnahmebereiter.

Nutzen Sie die Pausen

Aber nicht um Ihre im Büro liegengebliebene Arbeit zu erledigen! Bedenken Sie, dass auf dieser Konferenz die höchste Dichte von Gleichgesinnten vorzufinden ist. Holen Sie sich einen Kaffee und sprechen Sie mit den Leuten, anstatt sich hinter dem Smartphone oder Laptop zu verstecken. Nutzen Sie die Veranstaltung um Ihr Network zu erweitern. Die „wichtigen“ E-Mails können warten.

Schließlich können Sie die Leute nicht in Ihrem Büro treffen. Das können Sie nur auf der Konferenz. Die E-Mails können Sie im Büro beantworten. Tun Sie also das, was Sie nur auf der Konferenz machen können – Ihr Netzwerk erweitern.

Stellen Sie Fragen

Bereiten Sie eine Liste mit Fragen vor, die Sie stellen möchten. Wenn Sie Fragen stellen, machen Sie einen guten Eindruck auf die anderen Teilnehmer. In den Pausen kommen diese dann auf Sie zu und beginnen ein Gespräch mit Ihnen. Dies hilft wiederum Ihr Netzwerk zu erweitern.

Bei größeren Konferenzen stehen Sie bitte auf, nennen Sie Ihren Namen, Ihren Titel, Ihre Firma und stellen Sie anschließend die Frage. „Hallo, mein Name ist Denis Reis, ich bin Manger bei Dahlbeer Unternehmensberatung und meine Frage ist …“

Machen Sie Notizen

Sollte eigentlich ein No-Brainer sein. Wenn Sie sich keine Notizen machen, wofür geben Sie Tausende Euro aus? Wer schreibt der bleibt. Meistens gibt es einen Kugelschreiber und Papier vor Ort. Es bietet sich aber an, ein Notizbuch mitzunehmen. So vermeiden Sie Zettelwirtschaft und können Ihre Notizen später auch wiederfinden.

Keine Partys

Was machen die Kollegen, wenn Sie auf einem Event außerhalb des Büros sind? Sie feiern. Am nächsten Tag sitzen alle verkatert da und sind kaum aufnahmefähig. Es spricht nichts dagegen mit anderen Teilnehmern einen trinken zu gehen. Belassen Sie es aber beim zweiten Bier. Sie haben den ganzen Tag über Ihr Network aufgebaut. Zerstören Sie es am Abend nicht.

Nach der Konferenz

Bleiben Sie in Kontakt

Organisieren Sie nach der Veranstaltung die Visitenkarten, pflegen Sie die Kontaktdaten in Ihr System ein und erstellen Sie sich in Outlook eine Erinnerung um in Kontakt zu bleiben. Zum Beispiel alle drei Wochen. Es ist einfach ein Netzwerk aufzubauen – Sie treffen Leute und bleiben anschließend in Kontakt.

Dankeskarte für den Sprecher

Senden Sie dem Sprecher eine Dankeskarte. Bedanken Sie sich für den Vortrag und erwähnen Sie Ihre Frage bzw. Diskussion. Damit kann der Sprecher Sie wieder zuordnen. Diese sehr schöne Geste hilft in Kontakt zu bleiben.

Briefing des Vorgesetzten

Das Unternehmen hat Ressourcen aufgewendet um Sie zu der Konferenz zu schicken. Wenn Sie zurückkommen, wollen Sie zeigen, dass die Investition werthaltig war. Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten was Sie gelernt und wen Sie getroffen haben.

Setzen Sie eine E-Mail auf oder, wenn Ihr Vorgesetzter lieber zuhört, vereinbaren Sie einen Termin. Wenn Sie nach jeder Konferenz die Kernaussagen teilen, werden Sie an mehr Konferenzen teilnehmen können. Nehmen Sie sich auf dem Rückweg fünfzehn Minuten Zeit und bereiten Sie ein Briefing vor.

Briefen Sie das Team

Wenn Sie etwas Neues gelernt haben, ist es auch für das Team nützlich. Briefen Sie daher auch das Team. Setzen Sie ein kurzes Meeting auf, um das Gelernte vorzustellen.

Anbei die einzelnen Punkte als Übersicht

• Vorbereitung
  • Bereitgestellte Informationen lesen
  • Kleiden Sie sich angemessen
  • Organisieren Sie eine Vertretung
  • Setzen Sie sich Ziele
• Während der Konferenz
  • Seien Sie pünktlich
  • Nutzen Sie die Pausen
  • Stellen Sie Fragen
  • Machen Sie Notizen
  • Keine Partys
• Nach der Konferenz
  • Bleiben Sie in Kontakt
  • Dankeskarte für den Sprecher
  • Briefing des Vorgesetzten
  • Briefen Sie das Team

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Bildquelle: Pixabay, CC0 Creative Commons