Wie Sie ohne Disziplinarmacht Projekte zum Erfolg führen

In einem früheren Beitrag habe ich erzählt, wie meine Karriere als Projektmanager anfing. Ein Projekt wird Top-Down aufgesetzt und keiner hat so richtig Lust mitzuarbeiten. Jeder hat genug mit seinem Tagesgeschäft zu tun. Und nun darf man so ein Projekt leiten.

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Witzig ist auch, dass die Projektleitung oft als eine Anfängeraufgabe angesehen wird. Dabei ist das Projektmanagement, vor allem über verschiedene Abteilungen hinweg, die Königsdisziplin der Führung. In diesem Beitrag helfe ich angehenden Projektleitern ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. Denn innerhalb des Projekts haben wir meist Mitarbeiter die hierarchisch jemand anderen unterstellt sind. Sie als Projektleiter haben keine Möglichkeit disziplinarisch „durchzugreifen“. Sehen Sie es als ein Segen an. Disziplinarische Maßnahmen sollten eh nur als ultima ratio eingesetzt werden. Wenden Sie einfach folgende Tipps an und sie werden sehen, dass „Macht“ völlig überbewertet wird.

Ziel bestimmen

Das Wichtigste ist es, sich über Ziele klar zu werden. Wer nicht weiß wohin er will, wird niemals dort ankommen. Bestimmen Sie als Erstes die Deliverables. Damit fängt jede Projektmanagement-Methode an, ob Scrum oder PRINCE2. Übrigens, es ist völlig egal welche Projektmanagement-Methode Sie verwenden. Hauptsache, Sie haben eine.

Schreiben Sie (ja, schriftlich!) das Ziel des Projekts auf. Warum ist das Projekt wichtig? Beschreiben Sie auch was In Scope und was Out of Scope ist. Was wollen Sie liefern? Was liefern Sie definitiv nicht? Die Struktur der Projektleitdokumentation habe ich in dem Artikel Bestandteile der Projektleitdokumentation vorgestellt. Legen Sie das Dokument Ihrem Auftraggeber vor. Meistens ist es Ihr Chef. Es kann sein, dass er keine Zeit hat um sich das Ganze durchzulesen. Oder das zumindest denkt. Kommunizieren Sie in diesem Fall ganz klar, dass es trotzdem das ist, wogegen Sie arbeiten. Unabhängig davon, ob er das Dokument liest oder nicht.

Ressourcen schätzen

Nun ist das Ziel klar. Frage ist, wie Sie dorthin kommen. Holen Sie sich die benötigten Fachleute und arbeiten aus, wie Sie zum Ziel kommen. Darauf aufbauend können Sie die benötigten Ressourcen schätzen. Wie viele Mitarbeiter brauchen Sie um das Projekt zum Erfolg zu führen?

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Autorisierung einholen

Als nächstes gehen Sie mit der Schätzung zu Ihrem Auftraggeber und stellen die benötigten Ressourcen vor. Als Projektleiter sind Sie nicht der Personalverantwortliche für diese Mitarbeiter. Daher brauchen Sie ein Mandat um mit diesen Leuten arbeiten zu dürfen. Wen es um abteilungsübergreifende Projekte geht am besten von jemanden, der ziemlich weit oben in der Hierarchie ist. Auf jeden Fall hoch genug um über diese Ressourcen verfügen zu können. Der Grundtenor lautet: „Wir haben uns geeinigt, was wir erreichen wollen, hier ist die Liste von Personen die ich brauche. Dazu brauche ich von dir die Autorisierung, dass ich mit diesen Ressourcen, zu diesen Terminen, für diese Zeit arbeiten darf.“ Halten Sie schriftlich fest zu welchen Terminen sie welche Leute brauchen.

Wenn Sie Ressourcen benötigen, über die Ihr Auftraggeber nicht verfügt, haben Sie die erste Herausforderungen. Diese Situation ist leider Alltag bei abteilungsübergreifenden Projekten. Sie sollten das Thema sofort ansprechen. Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie das Commitment der jeweiligen Abteilung bekommen. Machen Sie klar, dass ansonsten das Projekt gefährdet ist. Ihre Line wäre: „Für die Zielerreichung benötigen wir die Produktion. Leider berichten sie nicht an Dich. Lass uns daher überlegen, wie wir ihr Commitment einholen. Wenn Produktion nicht mitmacht, kann ich das Projekt nicht zum Ziel führen.“

Eine andere Möglichkeit wäre externe Berater mit ins Boot zu holen. Schätzen Sie die Kosten bzw. holen Sie Angebote ein und legen Sie diese dem Auftraggeber vor. Er kann dann entscheiden, ob er das Projekt mit Externen durchziehen möchte.

Personalverantwortliche mit ins Boot holen

Sie haben die Bevollmächtigung von Ihrem Auftraggeber bekommen. Mit diesem Mandat klappern Sie nun die Manager der benötigten Mitarbeiter ab. Stellen Sie das Ziel Ihres Projekts vor. Kommunizieren Sie ganz klar wann Sie welche Mitarbeiter brauchen um das Ziel zu erreichen.
Falls der Manager die Mitarbeiter nicht freigibt, streiten Sie sich nicht mit ihm. Erklären Sie nochmal, ganz in Ruhe, was Sie erreichen wollen und was ihr Mandat ist (ggf. auch von wem Sie das Mandat bekommen haben). Wenn Ihre Bemühungen scheitern, laufen Sie zurück zu Ihrem Chef und überlassen diesem die Diskussion mit dem Personalverantwortlichen (oder seinem Vorgesetzten).

Projekt starten

Gratuliere! Sie können das Projekt starten. Das Vorgehen in Projekten habe ich ausführlich in dem Beitrag Projektmanagement in a nutshell erläutert. Stöbern Sie außerdem in der Kategorie Projektmanagement und Führung.

Wie Sie sehen benötigen Sie keine Disziplinarmacht, sondern etwas Fingerspitzengefühl bei der Führung nach oben. Falls die Mitarbeiter nicht mitarbeiten wollen, sprechen Sie mit dem Personalverantwortlichen. Wenn der Personalverantwortliche sich quer stellt, sprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber. Delegieren Sie nach oben. Ich wünsche Ihnen viele erfolgreiche Projekte!

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Warum scheitern so viele Projekte?

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Weiterführende Links:
Olaf Kapinksi – Leben Führen Podcast

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