Wie Sie ganz leicht externe Datenquellen mit SAP BI vergleichen

In SAP BI Projekten müssen wir oft Daten mit externen Datenquellen wie IBM TM1 oder MicroStrategy (MSTR) abgleichen. Dies kann sehr viel Zeit kosten. Das muss aber nicht sein. In diesem Artikel lernen Sie wie man diese Arbeit sehr leicht und schnell erledigt.

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Dabei sind keine SVERWEIS oder INDEX Formeln notwendig. Wir nutzen die Tatsache, dass die technischen Schlüssel identisch sind. (Falls es nicht der Fall ist, können Sie das jeweilige Mapping vor dem Vergleich anwenden.) Daher können wir beide Datenquellen sortieren und vergleichen.

Nachdem wir die Daten in SAP BI geladen haben, müssen wir den Inhalt des InfoProviders (InfoCube oder DSO) zunächst exportieren.

Da die Schlüssel (IDs) identisch sind, müssen wir nur alle Spalten sortieren und die Daten sollten übereinstimmen. Falls nicht, erkennen Sie direkt die Werte, die Probleme verursachen.

Um diese Abkürzung zu nutzen, müssen wir die Daten zunächst sortieren. In SAP BI können Sie ganz einfach alle Spalten markieren und auf den Button Aufsteigend Sortieren klicken.

Die Werte sind nun sortiert. Allerdings sind sie gleichzeitig auch gruppiert. Um die Werte später zu vergleichen brauchen wir Werte in jeder Zeile.

Klicken Sie bitte auf Liste und dann auf Druckvorschau (STRG+SHIFT+F10). Die Werte des InfoCubes werden nun in jeder Zeile wiederholt.

Sie können nun die Werte nach Excel exportieren. Um dies zu tun, gehen Sie bitte wieder in das Menü Liste, wählen Sie Exportieren aus und klicken Sie dann auf Tabellenkalkulation.

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Exportieren Sie Ihre externe Quelle (MSTR oder TM1) jedenfalls nach Excel. Damit wir den Vergleich durchführen können, müssen wir auch diese sortieren.

Um dies zu tun, gehen Sie bitte in den Daten Tab und klicken Sie auf Sortieren.

Fügen Sie alle Spalten, die Sie sortieren wollen, hinzu und sortieren Sie diese aufsteigend. Normalerweise werden Sie alle Merkmale sortieren wollen, die Kennzahl wird automatisch mitsortiert. In diesem Fall sortieren wir aufsteigend, da auch die SAP BI Daten aufsteigend sortiert sind. Falls Sie SAP BI Daten absteigend sortiert haben, sortieren Sie auch hier absteigend. Am Ende des Tages müssen beide Reihenfolgen übereinstimmen.

Nun sind alle Werte sortiert und können verglichen werden. Allerdings können manche Systeme (z.B. TM1) doppelte Einträge für die gleiche Kombination enthalten. Das ist der Fall, wenn zusätzliche Merkmale existieren die nicht exportiert wurden. In SAP BI dagegen sehen wir die aggregierten Werte.

Daher müssen wir die Werte zunächst konsolidieren. Falls Sie die Daten mit einem System wie MSTR abgleichen, können Sie diesen Schritt überspringen. MSTR wird ebenfalls aggregierte Werte liefern.

Für die Konsolidierung nutzen wir eine Pivot Tabelle. Wählen Sie bitte den Einfügen Ribbon aus und klicken Sie auf PivotTable um eine Pivot Tabelle zu erstellen.

Wählen Sie Ihre Tabelle als Quelle und ein neues Arbeitsblatt als Ziel aus.

Fügen Sie Ihre Merkmale zu Zeilen und die Kennzahlen zu Werten hinzu.

Stellen Sie sicher, dass die Summe der jeweiligen Kennzahl angezeigt wird. Wenn es nicht der Fall ist, klicken Sie auf den kleinen Pfeil seitlich der Kennzahl und wählen Sie Wertfeldeinstellungen aus.

Wählen Sie bitte Summe als Aggregationsverhalten aus und klicken Sie auf OK.

Ihre Pivot Tabelle wird in etwa so aussehen.

Macht das Ganze nicht unbedingt leichter, oder?

Um die Daten als eine normale Tabelle anzuzeigen, müssen Sie die folgenden Einstellungen setzen.

Wählen Sie bitte den Reiter Entwurf unter PivotTable-Tools aus.

Als Erstes wollen wir die Ergebnisse ausblenden. Blenden Sie bitte die Teilergebnisse über Teilergebnisse → Teilergebnisse nicht anzeigen aus.

Verstecken Sie auch die Gesamtergebnisse. Klicken Sie dazu auf Gesamtergebnisse und wählen Sie Für Zeilen und Spalten deaktiviert aus.

Klicken Sie nun bitte auf den Button Berichtslayout und wählen Sie Im Tabellenformat anzeigen aus.

Sieht nun besser aus.

Allerdings würden wir noch gerne Werte in jeder Zeile sehen. Das würde den Vergleich erleichtern. Daher gehen wir nochmal in das Berichtslayout Menü und klicken auf Alle Elementnamen wiederholen.

Nun steht dem eigentlichen Vergleich nichts im Wege.

Gehen Sie nun zurück zu Ihrem SAP BI Export, verlinken Sie auf die Werte aus der externen Datenquelle (z.B. TM1) und vergleichen Sie diese.

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Bilquelle: Pexels, CC0 License