Excel VBA – persönliche Informationen aus Dateieigenschaften löschen

Dieser Beitrag ist ein Teil der VBA Grundlagen Serie.

Falls Sie eine Datei an andere Personen ohne persönliche Informationen weitergeben wollen können Sie über eine Einstellung diese aus der Arbeitsmappe entfernen. In diesem Beitrag erläutere ich die Funktionsweise.

Datenschutzoptionen

Dabei werden die folgenden Informationen aus dem Dokument entfernt:

• Dateieigenschaften: Autor, Manager, Firma, Zuletzt gespeichert von.
• Namen im Zusammenhang mit Kommentaren oder Korrekturen: Die Namen werden zu Autor geändert.
• Verteiler: Der Verteiler wird entfernt.
• Der Nachrichtenkopf von E-Mail-Nachrichten wird entfernt.
• Version: Der Name unter „Gespeichert von“ wird zu Autor geändert.

Allerdings können persönliche Informationen, die möglicherweise in Makros, ActiveX-Steuerelementen, XML-Erweiterungspaketinformationen oder Webkomponenten enthalten sind, nicht entfernt werden. Vor dem Speichervorgang weist Excel mit einer Sicherheitswarnung nochmals darauf hin.

Über VBA können Sie diese Funktion dazu verwenden, jeweils bei Bedarf die persönlichen Informationen aus einer Arbeitsmappe zu entfernen, ohne die Funktion dauerhaft zu aktivieren. Um ein Makro anzulegen, wechseln Sie in die Entwicklungsumgebung (ALT+F11) und fügen Sie ein neues Modul ein.

Zunächst schalten wir über die DisplayAlerts-Eigenschaft die Warnhinweise aus. Danach wird die Option zur Entfernung persönlicher Infos auf True gesetzt. Anschließend speichern wir die Datei. Da wir ausschließen wollen, dass die Option dauerhaft in der Mappe gespeichert wird, setzen wir die Option wieder auf den Standardwert False zurück und speichern die Datei nochmal.

Option Explicit

Sub RemovePersonalInfos()

'Warnhinweise ausschalten
Application.DisplayAlerts = False

With ActiveWorkbook
'Option aktivieren
.RemovePersonalInformation = True

'Beim Speichervorgang werden persönliche Infos gelöscht
.Save

'Option deaktivieren
.RemovePersonalInformation = False
'Datei erneut speichern
.Save
End With

'Warnhinweise einschalten
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Darüber hinaus können Sie auch die Eigenschaft RemovePersonalInformation direkt im Eigenschaftenfenster der Arbeitsmappe einstellen. Wählen Sie dazu im Projektexplorer die Arbeitsmappe aus und setzen Sie in dem Eigenschaftenfenster die RemovePersonalInformation auf True.

Einstellung im VBA Projekt

Falls Sie diesen Weg wählen, sollte die Datei im Dateityp XLSM gespeichert werden. Bei diesem sind Makros erlaubt. Falls die Datei im normalen Excelformat XLSX gespeichert wird, erfolgt bei jedem Speichervorgang ein Hinweisfenster. Auch wenn Ihre Datei keinen VBA Code oder Module enthält, reicht die auf True eingestellte Eigenschaft aus, um eine Makromeldung hervorzurufen.
Die Beispiel Excel Datei mit dem sofort einsetzbaren Makro und 111+ andere Makros, die Ihr Leben leichter machen, finden Sie hier.

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