Hilfreiche Analysis for Office Tricks, die Ihr Leben leichter machen

Leider ist am Ende jedes IT-Projekts nur noch wenig Budget für Schulungen übrig. Nach der Einführung eines neuen Tools werden die Nutzer oft allein gelassen, um herauszufinden, wie sie damit arbeiten sollen. Diese 18 hilfreichen Analysis for Office Tricks werden Ihnen die Arbeit erleichtern. Einige sind einfach, andere anspruchsvoller – sie alle sind dazu gedacht, Ihre Nutzung von Analysis for Office zu beschleunigen. So können Sie das meiste aus Ihren Berichten herausholen und die Erkenntnisse gewinnen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.

Übersicht der Analysis for Office Tipps:

• Freie Merkmale
• Filter
• Spalten einblenden
• Elemente wiederholen
• Schlüssel anzeigen
• Summen anzeigen oder ausblenden
• Sortieren
• Variablenwerte ändern
• Wertehilfe nutzen
• Zusätzliche Zeilen im Prompt hinzufügen
• Mehrere Werte über Filter auswählen
• Explizite Auswahl
• Prompt Werte aus Excel kopieren
• Stammdaten in der Wertehilfe anzeigen
• Variablenauswahl als Variante speichern
• Zum letzten gespeicherten Status zurückkehren
• Zum letzten konsistenten Client-Status zurückkehren
• Zurücksetzen der Queries deaktivieren

Freie Merkmale

Bis heute überrascht es mich, dass den meisten Nutzern diese grundlegende Funktion nicht beigebracht wird. Freie Merkmale ermöglichen es Ihnen, Ihre Analyse zu verbessern, mehr ins Detail zu gehen und neue Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen.

Betrachten wir das folgende Beispiel. Der initiale Aufriss des Berichts zeigt Buchungskreise und Produktkategorien an.

Um die Werte auf einer detaillierteren Ebene, z. B. der Produktgruppe, zu sehen, können Sie freie Merkmale verwenden. Gehen Sie zum Ribbon Analysis (1) und wählen Sie Anzeigen (2), um das Design-Panel einzublenden. Nun können Sie das gewünschte Merkmal auswählen und es per Drag & Drop in Zeilen oder Spalten einfügen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, sie direkt in die Kreuztabelle zu ziehen (3).

Der Bericht zeigt nun Daten auf Produktgruppenebene an und Sie können die einzelnen Produktgruppen analysieren. Zum Beispiel Umsatz für Smartphone Mini vs. Smartphone Plus.

Sie können auch Merkmale aus dem Drilldown entfernen, um die Daten auf einer aggregierteren Ebene anzuzeigen. Ziehen Sie dazu einfach das Merkmal aus Zeilen oder Spalten in die Liste der freien Merkmale.

Noch ein Tipp – falls Sie mehrere Merkmale nacheinander dem Aufriss hinzufügen oder parallel einige Merkmale aus dem Aufriss entfernen wollen, empfiehlt es sich, die Neuberechnung zu pausieren. Denn jedes Mal, wenn Sie den Aufriss Ihrer Kreuztabelle verändern, wird die Anzeige aktualisiert und die Werte neu berechnet. Dies kann bei sehr vielen Werten einige Zeit in Anspruch nehmen.

Mit der Option Aktualisierung unterbrechen können Sie die automatische Aktualisierung deaktivieren und in aller Ruhe eine neue Sicht auf Ihre Daten anlegen. So können Sie neue Merkmale in Zeilen oder Spalten einfügen, Kennzahlen anpassen oder Hintergrundfilter einrichten. Wenn Sie die Option Aktualisierung unterbrechen erneut auswählen, wird die Aktualisierung wieder aktiviert. Dabei werden alle zuvor festgelegten Navigationsschritte auf einmal ausgeführt.

Filter

Es gibt mehrere Möglichkeiten, nach gewünschten Werten zu filtern. Im Designbereich können Sie mit der rechten Maustaste auf das zu filternde Merkmal klicken und Zu Filter hinzufügen (nach Element) wählen.

Anschließend können die zu filternden Werte ausgewählt werden.

Sie können dasselbe Ergebnis auch erzielen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Merkmal im Bericht klicken und im Kontextmenü die Option Nach Element filtern wählen.

Der schnellste und einfachste Weg ist jedoch ein Doppelklick auf den entsprechenden Wert. Auf diese Weise wird der Filter automatisch auf diesen Wert gesetzt.

Spalten einblenden

Berichte können zusätzliche Informationen enthalten, wie z. B. die Differenz zwischen den Perioden in absoluten Werten und in Prozent. Diese Spalten werden oft standardmäßig ausgeblendet, damit der Bericht nicht überladen wird. Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spalte und wählen Sie im Kontextmenü die Option Nach Element filtern.

Anschließend können Sie die Spalten auswählen, die angezeigt werden sollen. Zum Beispiel: Delta % 2022.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die zusätzliche Spalte im Bericht angezeigt.

Um alle verfügbaren Spalten anzuzeigen, klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Alle Elemente auswählen.

Elemente wiederholen

Standardmäßig wird die Beschreibung der Merkmale nur in der ersten Zeile angezeigt. Zum Beispiel wird die Beschreibung des Buchungskreises in der ersten Zeile angezeigt, gefolgt von leeren Zellen.

Wenn Sie die Beschreibung in jeder Zelle anzeigen möchten, gehen Sie auf die Registerkarte Analysis Design. Öffnen Sie das Menü Kreuztabelle in der Gruppe Format und wählen Sie die Einstellung Elemente wiederholen.

Danach werden die Beschreibungen in jeder Zelle angezeigt.

Wenn Sie diese Einstellung mit der Arbeitsmappe speichern möchten, müssen Sie den Designbereich anzeigen und die Registerkarte Komponenten auswählen. Wählen Sie Ihre Query(Datenquelle) aus, klappen Sie sie auf und wählen Sie die Kreuztabelle aus. Markieren Sie unter Eigenschaften das Kästchen Elemente wiederholen.

Schlüssel anzeigen

Namen sind Schall und Rauch, wohingegen technische Schlüssel immer eindeutig sind. Um den technischen Schlüssel anzuzeigen, können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Merkmal klicken und die Anzeige ändern, indem Sie auf Elemente gehen und Schlüssel und Text oder Text und Schlüssel Einstellung wählen.

Summen anzeigen oder ausblenden

Sie können Summen ein- oder ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Merkmal klicken und den Menüeintrag Ergebnisse wählen.

Sie können die Summenzeile komplett ausblenden (Ergebnisse ausblenden) oder immer anzeigen (Ergebnisse anzeigen). Sie können die Summen auch nur dann anzeigen, wenn es mehr als einen zu berechnenden Wert gibt (Ergebnisse bei nur einem Element ausblenden). Ergebnisse, die nur aus einem Element bestehen, werden dann ausgeblendet.

Sortieren

Sie können die Sortierreihenfolge in der Query leicht ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Merkmal und wählen Sie im Kontextmenü Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren.

Variablenwerte ändern

Es kann vorkommen, dass der von Ihnen verwendete Bericht vordefinierte Werte enthält und standardmäßig keine Eingabeaufforderungen anzeigt. Wenn Sie auf Parameter & Variablen klicken, können Sie Ihre Variablenauswahl ändern.

Wertehilfe nutzen

In der Eingabeaufforderung müssen Sie den Schlüssel des Merkmalswertes eingeben. Wenn Sie den Schlüssel für Ihre Auswahl nicht kennen, können Sie ihn über die Wertehilfe herausfinden.

Zusätzliche Zeilen im Prompt hinzufügen

Es ist möglich, in den Eingabeaufforderungen mehrere Werte auszuwählen. Um eine neue Zeile hinzuzufügen, klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol. Sie können so viele Zeilen wie nötig hinzufügen.

Mehrere Werte über Filter auswählen

Eine andere, einfachere Möglichkeit, mehrere Werte auszuwählen, ist die Verwendung der Filterfunktion in den Eingabeaufforderungen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem grünen Plus-Symbol. Wählen Sie anschließend Zeilen über die Elementfilter hinzufügen. Nun können Sie die gewünschten Werte auswählen.

Explizite Auswahl

Wenn Sie alle Werte im Filter auswählen oder das Kontrollkästchen Alle auswählen verwenden, geschieht zunächst nichts, da dieses Dialogfeld wie ein Filter funktioniert. Wenn die Auswahl auf alle Werte eingeschränkt wird, besteht für keinen der Werte eine Einschränkung. Wenn Sie alle Werte auf einmal auswählen möchten, können Sie die Option Explizite Auswahl verwenden.

Wenn die Einstellung Explizite Auswahl aktiv ist, werden die Werte einzeln ausgewählt. Wenn Sie auf Alle auswählen klicken, werden die individuellen Werte ausgewählt (in unserem Beispiel die beiden Buchungskreise). Sie können nun auf die Schaltfläche OK klicken, um sie zur Eingabeaufforderung hinzuzufügen.

Prompt Werte aus Excel kopieren

Eine weitere einfache Möglichkeit, Werte für die Eingabeaufforderung auszuwählen, besteht darin, sie aus der Zwischenablage zu kopieren. Sie können Ihre Auswahl aus Excel kopieren, das Dropdown-Menü in der Eingabeaufforderung auswählen und auf Zeilen über die Elementfilter hinzufügen klicken. Klicken Sie anschließend auf das Symbol Aus Zwischenablage einfügen am unteren Rand.

Stammdaten in der Wertehilfe anzeigen

In Planungsszenarien kann es erforderlich sein, Werte auszuwählen, für die noch keine Bewegungsdaten vorhanden sind. Gehen Sie dazu in die Wertehilfe und wählen Sie Anzeigen. Anschließend wählen Sie als Zugriffsmodus die Option Werte in Stammdaten.

Die Option Zugriffsmodus ist nur verfügbar, wenn Sie die Einstellung Zugriffsmodus für Elementanzeige anzeigen in den erweiterten Optionen aktivieren. Sie ist standardmäßig deaktiviert.

Variablenauswahl als Variante speichern

Sie können Ihre Selektionen als Variante speichern, um in Zukunft Zeit zu sparen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, geben Sie einen Namen für die Variante ein. Sichern Sie anschließend die Variante.

Wenn Sie die Arbeitsmappe das nächste Mal öffnen, können Sie die Variante aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Zum letzten gespeicherten Status zurückkehren

Wenn Sie Analyse für Office im Planungskontext verwenden, möchten Sie möglicherweise Ihre Änderungen zurücksetzen. Gehen Sie zur Analysis Registerkarte und wählen Sie Zurück → Zum letzten gespeicherten Status. Die geänderten Werte werden auf den zuletzt gespeicherten Stand zurückgesetzt.

Zum letzten konsistenten Client-Status zurückkehren

Es besteht auch die Möglichkeit, zum vorherigen konsistenten Client Status zurückzukehren, indem Sie die Option Zum letzten konsistenten Client-Status wählen. Diese Option macht alle Änderungen an Ihren Daten seit der letzten erfolgreichen Neuberechnung rückgängig. Diese Funktion ist nützlich, um zum ursprünglichen Plan zurückzukehren, wenn Sie z.B. Werte in eine leere Zelle eingegeben haben und eine Disaggregation nicht möglich ist.

Zurücksetzen der Queries deaktivieren

Analysis for Office-Arbeitsmappen sind normalerweise so eingestellt, dass sie beim Öffnen die Queries zurücksetzen. Auf diese Weise kann Ihre IT-Abteilung sicherstellen, dass Sie die neueste Version der Query sehen. Der Nachteil dieses Ansatzes ist, dass Sie Ihren Navigationsstand nicht mit der Arbeitsmappe speichern können.

Wenn Sie Ihren bevorzugten Aufriss lokal speichern möchten, rufen Sie das Design-Panel auf und wählen Sie die Registerkarte Komponenten. Wählen Sie anschließend die Query (Datenquelle) und ändern Sie die Einstellung Verhalten beim Öffnen der Arbeitsmappe in Standardaktualisierungsverhalten.

Fazit

Ich hoffe, dass Ihnen diese kleine Sammlung nützlicher Tipps gefallen hat und Sie etwas Neues gelernt haben. Weitere nützliche Hinweise, die Ihnen die Arbeit mit Analysis for Office erleichtern, finden Sie in meinem Buch „SAP Analysis for Microsoft Office – Das Praxishandbuch“.