Projekte sauber abschließen

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Als Projektleiter sollten Sie jedes Projektende bewusst gestalten – unabhängig davon, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Als zweiten Schritt ziehen Sie eine Bilanz, um herauszufinden, wie es allen Beteiligten in dem Projekt ergangen ist. Nur so erfahren Sie auch, was Sie beim nächsten Mal besser machen können.

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Checkliste zum Projektende

  • Planung des Projektabschlusses: Was steht noch aus? Was muss noch offiziell beendet werden? Was steht an Nachfolgearbeiten an?
  • Einigung mit dem Auftraggeber über noch zu erbringende Leistungen oder Nachbesserungen, den Abschlusstermin, die offizielle Abnahme des Ergebnisses, Testverfahren und Kontrollen.
  • Durchführen einer Abschlusskontrolle.
  • Ggf. Kennzahlen erstellen.
  • Planung und Durchführung einer Abschlusssitzung, in der alle Ergebnisse im Team analysiert werden. Was hat das Team, was hat jeder persönlich erreicht?
  • Klären Sie rechtzeitig bei den verantwortlichen Stellen im Unternehmen, wie es für die Mitarbeiter weitergeht. Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern früh genug ein Gespräch über ihre Zukunftsperspektiven.
  • Ziehen Sie als Projektleiter eine persönliche Bilanz: „Was habe ich gelernt?“
  • Feiern Sie!

Abschlusskontrolle

Bei der abschließenden Kontrolle untersuchen Sie den gesamten Projektverlauf daraufhin, ob die Ziele (Qualität, Budget, Termine) auch erreicht wurden. Betrachten Sie dabei nicht nur das Endergebnis (Produkt), sondern auch den Projektverlauf.
Stellen Sie dabei folgende Fragen:

  • Wie war der Plan – wie ist das Ergebnis?
  • Warum gab es Abweichungen?
  • Welche zusätzlichen Ergebnisse haben wir erzielt?
  • Wie hat sich das Team entwickelt?

Eine abschließende Produktprüfung kann auch erst nach einiger Zeit erfolgen, z.B. bei einer IT-Entwicklung drei bis sechs Monate, nachdem der Auftraggeber das Produkt erhalten hat. Dabei wird auch der Kunde einbezogen.
Im Einzelnen gehören folgende Punkte zur Abschlusskontrolle eines Projekts:
Termine

  • Soll-Ist-Vergleich
  • Analyse der Abweichungen: Warum wurden die Termine überschritten? Was sind typische Ursachen für die Verzögerungen?

Personal

  • Auswertung der Kapazitäten
  • Wo lagen Schwachstellen?
  • Welche sind typisch und können in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden?
  • Wo gab es Probleme (Führungsprobleme, Kompetenzen, Zusammenarbeit, Arbeitsverteilung, Konflikte)?

Kosten

  • Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten?
  • Welche Faktoren haben die Kostenüberschreitung verursacht?

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Kennzahlen

Darüber hinaus können Sie bestimmte Kennzahlen definieren, die als Maßstäbe oder Erfahrungswerte für andere Projekte hilfreich sind. Zum Beispiel:
Fluktuationsquote: wie viele Mitarbeiter sind gegangen, wie viele kamen dazu, wie viele haben durchschnittlich pro Phase mitgearbeitet?

  • Krankenstand
  • Erfahrungsstand der Mitarbeiter, bezogen auf einzelne Phasen (unerfahren, erfahren, sehr erfahren)
  • Aufwand des Projekts: nach Tätigkeiten gegliedert, im Team, für die Projektleitung, für intern und projektextern Beteiligte
  • Anzahl der Änderungen pro Phase
  • Kosten der Änderungen
  • Anzahl an Tests, Reviews

Letztendlich müssen Sie alle, die vom Projekt direkt oder indirekt betroffen sind, über den Abschluss und die Ergebnisse informieren. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Für wen ist die Dokumentation? Wer war beteiligt? Wer sind die Kunden? Wer im Unternehmen braucht die Ergebnisse (Vorgesetzte, Unternehmensleitung etc.)? Wem sonst könnten die Ergebnisse von Nutzen sein? In welcher Form ist die Dokumentation sinnvoll?

Feiern Sie!

Ein gelungenes Projekt sollte einen würdigen Abschluss finden. Feiern Sie daher Ihren Erfolg! Mit einem kleinen Fest in entspannter Atmosphäre wird die Sache abgerundet. Eine Abschlussfeier hebt den Stellenwert des Projekts hervor und hinterlässt einen guten Eindruck. Gerade wenn es gegen Ende hin für alle Beteiligten sehr anstrengend war, und das ist meistens der Fall, sollten Sie unbedingt einen Positiven Schlussstrich ziehen.
Laden Sie Ihr Team und alle betroffenen Mitarbeiter ein, die Vorgesetzten und Abteilungsleiter, Ihren Auftraggeber und Ihren Kunden ein. Heben Sie in einer Ansprache jeden Ihrer Mitarbeiter heraus. Das Projekt ist nur geglückt, weil alle zusammen ein Ziel verfolgt haben. Ermutigen Sie alle, so weiterzumachen.

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Quellen und weiterführende Literatur:
Litke et al. (2014): Projektmanagement, 2. Auflage, Freiburg

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Denis Reis ist Business Intelligence Consultant und gibt als Buchautor sein Wissen rund um den SAP Projektalltag weiter. Wenn Sie tatkräftige Unterstützung bei Ihren SAP BI Projekten benötigen, können Sie ihn über Xing, LinkedIn oder Facebook kontaktieren.
Des Weiteren unterrichtet er Projektmanagement und Controlling an der Wiesbaden Business School. Der aus Düsseldorf stammende Familienmensch zählt zu denjenigen, die auf komplizierte Darstellungen verzichten und das Ganze auf den Punkt bringen.

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