Projektplan und Phasenplan

Das Thema Pläne befasst sich damit, wer wann was wie liefert. Ein Plan nach PRINCE2 liefert also nicht nur Informationen zu Zeit oder Kosten, sondern ist viel umfassender zu verstehen.

Ein Plan beschreibt, wie und wann die Ziele eines Projekts realisiert werden sollen, indem die wichtigsten dem Umfang des Plans entsprechenden Produkte, Aktivitäten und Ressourcen aufgezeigt werden. Ein Ausnahmeplan wird auf derselben Ebene erstellt wie der Plan, an dessen Stelle er tritt.
Je nach der Managementebene existiert für jede Ebene ein entsprechend aufbereiteter Plan. Ein Projektplan für den Lenkungsausschuss enthält die wichtigsten Hauptprodukte des Projekts und erstreckt sich über die komplette Projektlaufzeit. Phasenpläne beschreiben die Produkte, Ressourcen, Aktivitäten und Steuerungsmittel für eine Phase und sind die Vergleichsgrundlage für die Überprüfung des Fortschritts einer Phase. Jeder Plan stellt der jeweiligen Managementebene die Informationen in dem Detailgrad zur Verfügung, die diese benötigt.

Produktbasierte Planung

Bei der produktbasierten Planung handelt es sich um eine von PRINCE2 empfohlene Planungstechnik. Dabei beginnt man bewusst nicht mit der Aktivitätenplanung, sondern mit der Planung der Produkte.

Ausgehend von der Produktbeschreibung des Projektendprodukts wird ein sogenannter Produktstrukturplan (in der Form eines Organigramms) erstellt. Dieser gliedert die Hauptprodukte des Projekts in weitere Unterebenen, bis eine vollständige Aufstellung aller vom Projekt zu liefernden Produkte erreicht ist. Durch dieses Top-Down-Vorgehen sinkt das Risiko, einzelne Produkte bei der Planung zu übersehen. Es werden auch Produkte mit eingeplant, die nicht vom Projekt selbst hergestellt werden, die aber notwendig sind für die Herstellung des Projektendprodukts. Das sind die sogenannten externen Produkte. Obwohl der Projektmanager auf diese keinen direkten Einfluss hat, ist er auf sie angewiesen. Er sollte sie daher in seiner Risikobewertung berücksichtigen.

Alle Produkte werden anschließend in einer Produktbeschreibung eindeutig definiert. Damit soll sichergestellt werden, dass Planer und Ersteller ein möglichst gemeinsames Verständnis davon haben, was genau geliefert werden soll. In den Produktbeschreibungen werden auch alle Qualitätsaktivitäten (Testen) festgehalten, die ebenfalls zur Planung gehören. Lesen Sie auch meinen Beitrag zum Thema Anforderungenaufnahme.

Im nächsten Schritt werden die einzelnen Produkte in eine logische Reihenfolge gebracht und in einem Produktflussdiagramm dargestellt. Wie arbeiten die einzelnen Komponenten zusammen?

Diese produktbasierte Planung wir dann als Grundlage für die Aufwandsschätzungen genommen. Erst jetzt werden Aktivitäten geplant und mit Aufwänden belegt. In der Konzeptionsphase erfolgt die Aufwandsschätzung erst nach der Abnahme des Fachkonzepts.

Struktur

Die Zusammensetzung des Plans könnte wie folgt aussehen:

• Planbeschreibung: Kurze Beschreibung des Planungsgegenstands (d.h. Projekt, Phase, Ausnahme) und des Planungsansatzes
• Planvoraussetzungen: Anforderung, die erfüllt sein muss, bevor die Umsetzung des Plans in Angriff genommen werden kann
• Externe Abhängigkeiten die den Plan beeinflussen können
• Planungsannahmen auf denen der Plan basiert
• Überwachung und Steuerung: Art der Überwachung und Steuerung des Plans
• Budgets: Abdeckung des Zeit- und Kostenaufwands einschließlich der Bereitstellung von Budgets zur Abdeckung von Risiken und Änderungen
• Toleranzen: Zeit-, Kosten- und Umfangtoleranzen für die jeweilige Planebene
• Produktbeschreibung für die zum Planungsumfang gehörigen Produkte (für den Projektplan ist dies das Projektendprodukt, für den Phasenplan sind dies die Phasenprodukte und für einen Teamplan ist dies ein Verweis auf das zugewiesene Arbeitspaket)
• Zeitplan: unter anderem mit folgenden Darstellungen:
  • Gantt-Chart oder Balkendiagramm
  • Aufstellung des Ressourcenbedarfs – nach Ressourcenart (z.B. 4 Techniker, 1 Test-Manager, 1 Analytiker)
  • Aufstellungen der angeforderten/ zugewiesenen Ressourcen – namentlich

Quellen:
Litke et al. (2014): Projektmanagement, 2. Auflage, Freiburg
Beate Friedrich (2014): PRINCE2, 3. Auflage, Dreieich

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