So gelingt das Onboarding neuer Mitarbeiter

Die Firmen investieren viel Zeit und Geld in das Recruting neuer Mitarbeiter. So kostet die Stellensuche in der Regel 30 bis 40 Prozent des Jahresgehalts. Das Onboarding dagegen wird oft sehr stiefmütterlich behandelt. Dabei lässt das Unternehmen viel Geld auf der Straße liegen – wenn der Mitarbeiter nicht richtig eingearbeitet wird, kann er seine volle Leistung nicht bringen. Im schlimmsten Fall kündigt er bereits in der Probezeit.

Die Vorteile

Im Gegensatz dazu arbeitet sich der neue Mitarbeiter durch strukturiertes Onboarding rasch ein und kann seine Aufgaben besser bewältigen. Er ist fachlich weder über- noch unterfordert, sondern wird seinen Stärken entsprechend eingesetzt. Dadurch erreicht er seine volle Leistungsfähigkeit schneller. Das Onboarding fördert auch die soziale Integration in das Team und hilft beim Aufbau der Beziehungen. Wenn das Onboarding nicht im Chaos endet, kündigt der neue Kollege nicht bereits in der Probezeit, sondern verbleibt längerfristig im Unternehmen. Seine Motivation und Zufriedenheit steigen. Er bringt sein Wisse gerne ein und entwickelt sich weiter. Vor allem weiß er, wie seine Arbeit zur Qualität der Produkte oder Dienstleistungen beiträgt. Leider reicht schon ein vernünftiges Onboarding aus, um sich von anderen Unternehmen abzuheben. Damit trägt es dazu bei, dass der Mitarbeiter die Firma als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt.

Onboarding ist daher entscheidend für den Erfolg des neuen Mitarbeiters. Somit ist es auch entscheidend für den Erfolg des Teams als Ganzes und des Unternehmens.

Nach der Unterschrift

Das Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterschrift. Kümmern Sie sich bereits zu diesem Zeitpunkt um die Bindungs des Mitarbeiters ans Unternehmen. Das Ziel ist, dem Mitarbeiter zu bestätigen, dass seine Entscheidung richtig war. So beugen Sie Gegenangeboten vom alten Arbeitgeber und der Konkurrenz vor. Eine nette Geste könnte es sein, einen Blumenstrauß an den neuen Mitarbeiter zu schicken. Laden Sie den neuen Mitarbeiter auch zu allen anstehenden Veranstaltungen und Betriebsfeiern ein. Gegenbenenfalls können Sie ihn schon zu Trainings einladen. Versorgen Sie ihn regelmäßig mit Informationen. Bleiben Sie in Kontakt.

Es kommt durchaus vor, dass die neuen Mitarbeiter ihre Stelle nicht antreten. Sei es weil Sie ein Gegenangebot von ihrem alten Chef bekommen haben oder von der Konkurrenz abgeworben wurden. Mit den oben genannten Punkten können Sie dem aktiv gegenwirken.

Vorbereitungsphase

Schicken Sie dem Neuen vorab einen Plan für den ersten Tag und die erste Woche. Er sollte alle Informationen zum ersten Tag enthalten: Wann soll er wo sein und wer wird ihn begrüßen? (Tauschen Sie unbedingt Telefonnummern aus.) Teilen Sie auch Unterlagen in denen der Mentor und die wichtigsten Kollegen, jeweils mit Lebensläufen, vorgestellt werden. Wenn möglich, können Sie auch schon den Werksausweis und die Kantinenkarte zuschicken, so müssen Sie sich am ersten Tag nicht darum kümmern.

Planen Sie auch vorab ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team. So kann der neue Mitarbeiter die Kollegen kennenlernen. Dabei muss es nicht unbedingt die eigene Abteilung sein. Bei größeren Unternehmen bietet es sich an, auch Mitarbeiter anderer Abteilungen einzuladen.

Sie können anstehende Trainings schon im Voraus planen. Genauso können Sie dem neuen Mitarbeiter vorab ein Buch oder Videotraining zuschicken, welches er selbstständig erarbeiten kann.

Patenschaft

Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Kollegen als Mentor zu, der als Rollenvorbild überzeugt. Er dient in den ersten 6 Monaten als Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter bei fachlichen sowie sozialen Belangen. Der Mentor hilft dabei, alltägliche Fragen zu klären und die ungeschriebenen Gesetze des Unternehmens nahe zu bringen. Ein Mentor hilft auch bei der Integration ins Team.

Arbeitsmittel

Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter alles hat, was er zum Arbeiten braucht. Dazu zählen: Computer, IT-Zugänge, Handy, Firmenwagen, Visitenkarten, usw. Ein kleines Willkommensgeschenk (z.B. ein Blumenstrauß) ist auch nett. Nutzen Sie dazu Checklisten, die Sie aktuell halten. Mit einer Checkliste lassen sich diese Aufgaben wunderbar delegieren. Es bietet sich auch an eine zentrale Intranetseite mit allen benötigten Informationen und Dokumenten zu erstellen.

Wir erwarten von dem neuen Mitarbeiter, dass er alles gibt. Allerdings müssen wir auch die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen. Viel wichtiger ist jedoch die Botschaft, die Sie an den neuen Mitarbeiter senden. Wenn der neue Kollege die Botschaft bekommt, dass in diesem Unternehmen die Sachen nicht so genau genommen werden und man auch mal eine fünf gerade sein lässt, wird er auch seine Arbeitsweise entsprechend gestalten. Damit ziehen Sie eher C-Mitarbeiter an. Die Top Mitarbeiter dagegen werden sich zwei mal überlegen, ob dieses Unternehmen das Richtige für sie ist. Beides ist schlecht. Daher müssen Sie alles genau vorbereiten.

Vision

Es ist wichtig, dass Sie als Führungskraft sich am ersten Tag Zeit nehmen um mit dem Mitarbeiter über das Warum zu sprechen. Warum gibt es dieses Unternehmen? Was ist Ihre Vision? Wie passt der neue Mitarbeiter in dieses Plan? Welchen Beitrag leistet er? Wenn Sie sich Zeit für den neuen Kollegen nehmen, signalisieren Sie auch Wertschätzung ihm gegenüber. Dringende Kundentermine und andere Aufgaben müssen in diesem Fall hinten anstehen. Blocken Sie sich rechtzeitig Zeit im Kalendar. Es ist eine Investition, die sich langfristig sehr lohnt.

45 Tage Ziel

Vereinbaren Sie am Anfang klare kurzfristige Ziele. Idealerweise setzen Sie ein 45 Tage Ziel. Dieses soll 1,5 Monate nach dem Anfang erfüllt sein. Was soll der neue Mitarbeiter bis dahin getan, gelernt und erreicht haben?

Warum unbedingt 45 Tage und nicht fünf Monate? In Deutschland gilt die gesetzliche Probezeit von sechs Monaten. Nach fünf Monaten kann eigentlich nur noch die Entscheidung treffen ob der Mitarbeiter bleibt oder geht. Man kann nicht mehr aktiv einwirken. Nach 1,5 Monaten können Sie noch korrigierend eingreifenn, an Defiziten arbeiten und zusammen einen Plan erstellen wie Sie in den nächsten 45 Tagen zum Ziel kommen. Sie können zusätzliche Hilfe, Coaching oder Trainings anbieten. Währenddessen können Sie beobachten ob der Mitarbeiter mitzieht, ob er lernt und die Zusammenhänge begreift, ob die Aufgabe zu ihm passt. Wenn es nicht passt, sollten Sie nicht zögern die Reißleine zu ziehen. Es wird erfahrungsgemäß nicht besser, eher schlechter.

Feedback geben

Idealerweise machen Sie am Ende jeden Tages ein persönliches Feedbackgespräch. Fragen Sie den Mitarbeiter, was er heute gemacht hat, was er heute gelernt hat, wo es noch Fragen gibt, welche Punkte sind offen, wo gibt es noch Handlungsbedarf? So bekommen Sie einen guten Eindruck von dem Fortschritt. Geben Sie regelmäßig Feedback, wie gut er die Ziele und Erwartungen erfüllt.

Warum scheitern so viele Projekte?

• In meinem Newsletter lernen Sie, wie Sie Projekte erfolgreich abschließen.
• Zahlreiche Checklisten, Tipps und Tricks bringen Ihr Projekt auf Kurs.
• Vorlagen für Business Case, Projektleitdokumentation und Fachkonzept.
• Lernen Sie wie man Projekte richtig plant, durchführt und kontrolliert.
• Bei der Anmeldung zu meinem Newsletter erhalten Sie das Buch „Projektmanagement in a Nutshell“ als Willkommensgeschenk.

Jetzt anfordern!

Vorname

E-Mail *

* Pflichtfeld

 

Kein SPAM. Ich hasse Spam genau so wie du.

Falls Ihnen dieser Beitrag weitergeholfen hat, wäre es eine sehr nette Anerkennung meiner Arbeit wenn Sie z.B. Ihre Bücher über Amazon bestellen würden. Wenn Sie ein Produkt kaufen, erhalte ich dafür eine Provision. Für Sie ändert sich am Preis des Produktes gar nichts. Ich möchte mich an dieser Stelle jetzt schon für Ihre Unterstützung bedanken.