Ziele festschreiben

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„Wer nicht genau weiß, wohin er will, der darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt.“ Mark Twain
Jedes Projekt hat ein Ziel. Selbst, wenn die Projektaufgabe als Ganzes feststeht, sind einzelne Ziele in der Regel noch schwammig. Eine exakte Zieldefinition ist nicht nur für Sie notwendig, um den Scope des Projekts einzuschränken, sondern auch für die Kommunikation mit den Stakeholdern. Letztendlich müssen alle, die im Projekt mitarbeiten, später in die gleiche Richtung marschieren, was ohne klare Ziele schwierig wird.

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Stellen Sie daher sicher, dass unterschiedliche Auffassungen von dem, was ein Projekt liefern soll, nicht erst bei Abnahmestreitigkeiten zu Tage treten. Erst wenn das Ziel (und die Akzeptanzkriterien, wann dieses Ziel erreicht ist bzw. Deliverables) eindeutig und unmissverständlich festgelegt ist, wird der Weg dorthin eingeschlagen.

Im Wesentlichen lassen sich drei Arten von Zielen definieren:
Sachziele, d.h. die Anforderungen an die Sachleistung: Funktion, Leistung, Qualität.
Abwicklungsziele, d.h. die Anforderungen an den Weg zum Ziel: Termine, Finanzierung, Aufwand / Kosten, Transparenz, Ablauf / Meilensteine, Ressourceneinsatz
Rand- und Rahmenbedingungen, d.h. die Einflussfaktoren von außen: Kapazität, Konventionen, Gesetze, Normen, Richtlinien.

Sachziele können Sie wie folgt erfragen:

  • Was genau soll das Produkt / das Ergebnis können?
  • Was muss das Produkt / das Ergebnis unbedingt können?
  • Was muss es nicht unbedingt können, Sie sich aber wünschen? (Nice to have)
  • Was genau machen Sie mit dem Produkt / dem Ergebnis?
  • Wozu soll das Produkt / das Ergebnis dienen?
  • Wer soll das Produkt / das Ergebnis benutzen?

Nach Abwicklungszielen fragen Sie z.B.:

  • Wann soll das Produkt / das Ergebnis fertig sein?
  • Welchen Preis stellen Sie sich vor?

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Rand- und Rahmenbedingungen können Sie folgendermaßen erfragen:

  • Welche Rahmen- bzw. Randbedingungen müssen beachtet werden? (Bei IT-Projekten auf Transportsperren und geplante Systemupgrades achten. Namenskonventionen, technische Standards)
  • Welche zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen gibt es?
  • Welche Erfahrungen haben Sie / hat der Anwender bereits auf diesem Gebiet?
  • Was möchten Sie auf jeden Fall vermeiden?
  • Was soll unbedingt erhalten bleiben?

Definieren Sie alle Ziele vollständig, indem Sie den erwünschten Zustand klar und prägnant beschreiben.
Bei Projekten, die einer politischen Beobachtung unterliegen, muss ein klares Wording gefunden werden.
Die Ziele müssen messbar sein, sodass sich am Projektende oder auch zwischendurch in Evaluierungs- bzw. Übernahmeprozeduren feststellen lässt, ob sie erreicht wurden. Definieren Sie daher zusammen mit dem Kunden Akzeptanzkriterien.
Einzelne Ziele dürfen sich nicht widersprechen.
Die Ziele dürfen zwar anspruchsvoll, müssen aber auch realistisch sein.
Der Zeitpunkt der Zielerreichung muss definiert sein.

Halten Sie die Ziele zusammen mit den Terminen fest, am besten in einem Zielkatalog. Besprechen Sie anschließend die Ziele mit Ihrem Vorgesetzten bzw. anderen Projektverantwortlichen. Ziel ist eine klare, abgestimmte Zieldefinition, die Sie dann im Kick-Off-Meeting Ihrem Team darlegen. Es dürfen keine Missverständnisse im Raum bleiben. Vor allem sollen sich alle mit den Zielen identifizieren können. Denken Sie daran, die Ziele auch während des Projektablaufs immer wieder kritisch zu überprüfen und auch, falls erforderlich, an veränderte Bedingungen anzupassen.

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Quellen:
Litke et al. (2014): Projektmanagement, 2. Auflage, Freiburg
Beate Friedrich (2014): PRINCE2, 3. Auflage, Dreieich
Michael Staade, Bernd Schüler (2007): SAP BI Projektmanagement, Bonn

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Denis Reis ist Business Intelligence Consultant und gibt als Buchautor sein Wissen rund um den SAP Projektalltag weiter. Wenn Sie tatkräftige Unterstützung bei Ihren SAP BI Projekten benötigen, können Sie ihn über Xing, LinkedIn oder Facebook kontaktieren.
Des Weiteren unterrichtet er Projektmanagement und Controlling an der Wiesbaden Business School. Der aus Düsseldorf stammende Familienmensch zählt zu denjenigen, die auf komplizierte Darstellungen verzichten und das Ganze auf den Punkt bringen.

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