Sieben Klärungsstufen für erfolgreiche Meetings und Workshops

Sieben Klärungsstufen für erfolgreiche Meetings
Sieben Klärungsstufen für erfolgreiche Meetings und Workshops
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In diesem Artikel gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie als Moderator Störungen in Meetings und Workshops bewältigen können. Die hier vorgestellten Klärungsstufen nach Neuland & Partner sind nach dem steigenden „Härtegrad“ aufgebaut. Auf diese können Sie zurückgreifen wenn es schwierig wird.

7 Klärungsstufen Moderation

Sieben Klärungsstufen

Gehen wir nun die einzelnen Stufen durch.

Ignorieren / Selbstklärung

Ignorieren /
Selbstklärung
Was stört (mich) genau?
Persönliche Antipathie?
Ist die Arbeitsfähigkeit der Gruppe gestört?

Als allererstes sollten Sie für sich selbst klären ob objektiv wirklich eine Störung vorliegt. Wenn einer der Teilnehmer einen Witz erzählt, trägt es vielleicht sogar zum besseren Arbeitsklima bei. Fragen Sie sich also immer, ob die Arbeitsfähigkeit der Gruppe gefährdet ist. Gegebenenfalls müssen Sie gar nicht korrigierend eingreifen. Versuchen Sie außerdem zu identifizieren, was genau Sie als störend empfinden. Liegt vielleicht persönliche Antipathie vor?
Sollten Sie sich entschließen einzugreifen, können Sie es zunächst subtil machen.

So bewältigen Sie Störungen in Meetings und Workshops

Körpersprache einsetzen

Körpersprache
einsetzen
Blickkontakt aufnehmen, Position im Raum verändern, leiser werden – Pause machen, auf die Agenda bzw. Regeln zeigen

Nehmen Sie zum Beispiel Blickkontakt mit dem Störenfried auf. Bewegen Sie sich, bewegliche Objekte fesseln Aufmerksamkeit. Stellen Sie sich aber nicht hinter einen Teilnehmer. Das wird als zu bedrohlich wahrgenommen. Es kann auch effektiv sein, schweigend auf die Agenda (bei Abschweifungen) beziehungsweise auf die Regeln (bei Verstößen) zu deuten.

Der Umgang mit Störenfrieden kann sich schwierig gestalten, da bei einer zu direkten Kritik des Moderators an der Person häufig eine Solidarisierung der Gruppe mit dem „angegriffenen“ Teilnehmer auftritt. Dies erschwert die weitere Zusammenarbeit, da die Gruppe sich gegen den Moderator stellt. „Wir“ gegen „die“.

Deshalb sollten Sie bei weiteren Klärungsstufen stets die korrektive Steuerung mit Wertschätzung verbinden. Wobei die Wertschätzung als erstes kommt.

Verbale Klärung

Wertschätzung Steuerung
Verbale Klärung aktives Zuhören weiterführende
Fragen stellen

So verbinden Sie bei der verbalen Klärung aktives Zuhören „Habe ich Sie richtig verstanden?“ mit weiterführenden Fragen „Was meinen die anderen dazu?“.

Gruppe einbinden

Wertschätzung Steuerung
Gruppe einbinden eigene Wahrnehmung
schildern
Vorschläge unterbreiten

Die nächste Stufe geht in die selbe Richtung. Anstatt über die Köpfe hinweg zu entscheiden, unterbreiten Sie Vorschläge und lassen die Gruppe entscheiden. Schildern Sie Ihre eigene Wahrnehmung „Mein Eindruck ist…“ und unterbreiten Sie anschließend einen Vorschlag „Ich schlage vor…“. Mit der Formulierung „Wir alle wollen zügig zu einem Ergebnis kommen.“ können Sie den Störenfried in der Gruppe isolieren. Er wird zum Verursacher einer schleppenden Sitzung.

Pausengespräch führen

Wertschätzung Steuerung
Pausengespräch
führen
Motive / Interesse
erfragen
Vereinbarung treffen

Bei besonders groben Regelverletzungen bietet es sich ein Pausengespräch an. Klären Sie mit der Person unter vier Augen ihre Motive „Was sind Ihre Erwartungen an“ und treffen Sie eine Vereinbarung „Wir einigen uns also auf folgendes“ .

Abbruch bzw. Ausschluss androhen

Abbruch /
Ausschluss androhen
Für sich: Verantwortung klären Transparenz über Konsequenz

Sollten alle Stricke reißen, können Sie einen Ausschluss androhen. Klären Sie zuvor die Verantwortung mit dem Auftraggeber. Machen Sie die Konsequenzen transparent „Ich möchte nicht, dass…“.

Abbruch bzw. Ausschluss

Abbruch /
Ausschluss
Den ersten Zug machen

Ich hoffe nicht, dass Sie jemals so weit gehen müssen. Falls Sie aber ein Meeting oder Workshop abbrechen müssen, so machen Sie den ersten Zug.

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Denis Reis ist Business Intelligence Consultant und gibt als Buchautor sein Wissen rund um den SAP Projektalltag weiter. Wenn Sie tatkräftige Unterstützung bei Ihren SAP BI Projekten benötigen, können Sie ihn über Xing, LinkedIn oder Facebook kontaktieren.
Des Weiteren unterrichtet er Projektmanagement und Controlling an der Wiesbaden Business School. Der aus Düsseldorf stammende Familienmensch zählt zu denjenigen, die auf komplizierte Darstellungen verzichten und das Ganze auf den Punkt bringen.

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