Projektrollen

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PRINCE2 definiert Lenkungsausschuss und Projektmanager als zentrale Projektrollen bzw. „Stabstellen“. Daneben können folgende Rollen besetzt werden: Änderungsausschuss, Projektunterstützung und Teammanager.
Im Lenkungsausschuss müssen die wichtigsten Projektinteressen vertreten sein. Dieser setzt sich aus den Vertretern des Kunden und des Lieferanten zusammen.

Der Projektsponsor vertritt die Interessen des Unternehmens und ist der Geldgeber. Diese Rolle kann nur von einer einzigen Person wahrgenommen werden. Sie entscheidet in letzter Instanz, falls der Lenkungsausschuss zu keiner Einigung kommt.

Der Benutzervertreter vertritt die Interessen der Anwender und ist oft ein Key-User aus dem Fachbereich. Er hat die Verantwortung dafür die Produkte zu definieren, die in der Lage sein könnten, im Betrieb den erhofften Nutzen für das Unternehmen zu stiften. Er ist für die Erzielung des Nutzens verantwortlich. Diese Rolle kann mit mehreren Personen besetzt werden. Es bietet sich aber an eine entscheidungsfreudige Person zu nominieren, die dann die weiteren Stakeholder managt. Bei BI-Projekten bietet es sich an, neben einem Vertreter des Fachbereichs auch einen Vertreter der IT-Abteilung zu nominieren.

Der Lieferantenvertreter vertritt die Interessen der Lieferanten. Dabei handelt es sich bei dem Lieferant um den Hersteller von Produkten – intern oder extern. Der Lieferantenvertreter trägt dafür Sorge, dass die Qualität der Produkte entsprechend den Kundenerwartungen geplant und auch erreicht wird. Dazu stellt er ausreichend kompetente Ressourcen zur Verfügung. Diese Rolle kann mit mehreren Personen besetzt werden. Es bietet sich aber an eine entscheidungsfreudige Person zu nominieren, die dann die weiteren Stakeholder managt.

Der Lenkungsausschuss hat die Möglichkeit, einen Änderungsausschuss zu bestimmen. Diesem werden im gewissen Rahmen Kompetenzen zugewiesen, um über Änderungen zu entscheiden. Dazu gehört auch ein vereinbartes Änderungsbudget.

Der Projektmanager übernimmt im Auftrag des Lenkungsausschusses die Steuerung und Kontrolle des Projekts. Hierzu gehört das Zuweisen von Arbeitspaketen an die Teams, die Statuskontrolle, Bearbeitung von offenen Punkten und die Beurteilung von Risiken. Der Projektmanager hat die Aufgabe das Projekt hinsichtlich Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken zum Ziel zu führen. Diese Rolle kann nur von einer einzigen Person wahrgenommen werden.

Zur Unterstützung der administrativen Projektsteuerungsaufgaben kann dem Projektmanager und den Teammanagern ein Projektbüro zur Seite gestellt werden. Die Projektunterstützung würde sich beispielsweise um die Pflege der Register oder das Schreiben von Berichten kümmern.

Die Steuerung von Arbeitspaketen wird auf der Ebene Liefern von Teammanagern ausgeführt, sofern diese Rolle nicht vom Projektmanager selbst übernommen werden kann.

Für die Definition der Projektrollen in einem Business Intelligence Projekt bietet sich eine detailliertere Aufteilung an. Dabei kann ein Teammitglied durchaus mehrere Projektrollen wahrnehmen. Legen Sie die entsprechenden Rollen fest und definieren Sie die Ansprechpersonen (E-Mail, Telefonnummer).

Die folgende Aufzählung ist auf die wesentlichen Aufgaben beschränkt, um eine leichte Abgrenzung vornehmen zu können. In der Praxis kommen zahlreiche Aufgaben hinzu, die je nach Erfahrung und Personen unterschiedlich zugeordnet werden.

Projektsponsor / Projekt-Owner (Fachbereich)

  • Ist verantwortlich für die Abstimmung von Unternehmensstrategie und Projektzielen
  • Stellt das Budget bereit
  • Letzte Entscheidungsinstanz

Projektmanager

  • Ist verantwortlich für die Planung und Steuerung einzelner BI-Projekte (Zeit, Budget, Qualität)
  • Wobei die Verantwortung für die Qualität auch beim Fachbereich liegt. Stichwort Testen.
  • Übernimmt das Zuweisen von Arbeitspaketen an die Teams, die Statuskontrolle, Bearbeitung von offenen Punkten und die Beurteilung von Risiken

BW-Administrator (IT)

  • Gibt dem Projektteam die erforderlichen Berechtigungen für das System
  • Unterstützt das Projektteam in alle Fragen des Berechtigungskonzepts
  • Nimmt das (technische) Fachkonzept ab
  • Richtet die Ladeprozesse ein und nimmt Einfluss auf die Datenmodellierung
  • Ansprechpartner für die Organisation der Transporte in Folgesysteme

Quellsystem-Administrator (IT)

  • Gibt dem Projektteam die erforderlichen Berechtigungen für das System
  • Ansprechpartner für die Organisation der Transporte in Folgesysteme
  • Nimmt das (technische) Fachkonzept ab

Zentraler Koordinator für Transporte (IT)

  • Hat die Hoheit über die Strukturierung der Transportaufträge und Aufgaben
  • Legt Transportaufträge an
  • Ordnet Aufgaben oder Anwender den Transportaufträgen zu
  • Schätzt Risiken von Transporten ab und entscheidet, ob Transportaufträge transportiert werden dürfen
  • Gibt Transportaufträge frei

BI-Supportteam für den Systembetrieb (IT)

  • Richtet die Basisfunktionen im BI-System ein
  • Ist zuständig bei Systemfehlern
  • Kontrolliert Ladeprozesse im Produktivbetrieb

Quellsystem-Supportteam für den Systembetrieb (IT)

  • Richtet die Basisfunktionen im Quell-System ein
  • Ist zuständig bei Systemfehlern

Content BI Berater (IT)

  • Führt Workshops zur Ermittlung der Anforderungen durch
  • Definiert Kennzahlen und dokumentiert sie
  • Dokumentiert Reportinganforderungen
  • Dokumentiert Anforderungen an Planungsprozesse
  • Führt Systemtests durch und erstellt Endandwenderdokumentationen

Technischer BI-Berater (IT)

  • Erstellt das technische Konzept und realisiert die Anforderungen im BI-System
  • Pflegt die BI-Dokumentation
  • Führt Systemtests und Qualitätschecks durch

BI-Key-User / Benutzervertreter (Fachbereich)

  • Fungiert als Schnittstelle zwischen Projektteam und Fachbereich
  • Verantwortet die Definition der Anforderungen
  • Führt Systemtests und Qualitätschecks durch
  • Ist für die Erzielung des Nutzens verantwortlich

BI-Endanwender (Fachbereich)

  • Informiert in Workshops das Projektteam über die Anforderungen
  • Leitet die Information an den Key-User weiter
  • Wird geschult in der Nutzung des BI-Systems

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Quellen und weiterführende Literatur:
Michael Staade, Bernd Schüler (2007): SAP BI Projektmanagement, Bonn
Beate Friedrich (2014): PRINCE2, 3. Auflage, Dreieich

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Denis Reis ist Business Intelligence Consultant bei Dahlbeer und gibt als Buchautor sein Wissen rund um den SAP Projektalltag weiter. Des Weiteren unterrichtet er Projektmanagement und Controlling an der Wiesbaden Business School. Der aus Düsseldorf stammende Familienmensch zählt zu denjenigen, die auf komplizierte Darstellungen verzichten und das Ganze auf den Punkt bringen.

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