Kick-Off-Meeting durchführen

Meine Karriere als Projektleiter begann mit einer Rund-Mail von einem C-Level Manager. Diese hatte den folgenden Inhalt: das ist das Problem, daher machen wir dieses Projekt, Herr Reis ist der Projektleiter.

Es gibt bessere Wege ein Projekt zu beginnen. In diesem Artikel gebe ich Anregungen zur Durchführung von internen und externen Kick-Off-Meetings und stelle Regeln der Zusammenarbeit in einem Projekt vor.

Intern
In der Praxis beginnt die Teamarbeit mit einem Kick-Off-Meeting. Im Fokus stehen hierbei das gegenseitige Kennenlernen und eine grobe Darstellung des Projekts und seiner Ziele. Wenn es Ihnen gelingt, für eine offene Atmosphäre zu sorgen, schaffen Sie die beste Voraussetzung für ein motiviertes Team.
So gestalten Sie das Kick-Off-Meeting:
Laden Sie das ganze Team ein.
Jedes Mitglied soll sich vorstellen und ein paar Worte zum Projekt sagen. Stellen Sie Fragen wie z.B: Was erwarten Sie von diesem Projekt? Was erhoffen Sie sich von der Teamarbeit?
Im zweiten Teil des Meetings bringen Sie alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand. Geben Sie jedoch noch keine Detailinfos über das Projekt weiter. Bearbeiten Sie in dieser Sitzung noch keine konkreten Aufgaben, überladen Sie die Sitzung nicht.
Folgende Informationen sind für Ihr Projektteam interessant:

• Worum geht es in Ihrem Projekt konkret?
• Warum ist es wichtig, was hat der Einzelne davon und was das gesamte Unternehmen?
• Warum ist es interessant, daran mitzuarbeiten?
• Wie ist das Projekt grob organisiert, wann beginnt es, wann ist es zu Ende, was sind die wichtigsten Meilensteine?
• Wie passt das Projekt in die Organisation hinein, wie pass es mit anderen Projekten zusammen?

Wenn Sie sich an diesen Fragen orientieren und für Kaffee und Kekse sorgen, kann eigentlich nichts schiefgehen.
Einigen Sie sich im Rahmen des Meetings auf die Regeln der Zusammenarbeit. Fragen Sie: „Sind alle mit diesen Regeln einverstanden?“. Holen Sie die Zustimmung der Teilnehmer ein.
Bringen Sie noch keine Probleme auf den Tisch. Es wäre kontraproduktiv, wenn Sie sich in der ersten Sitzung in unfruchtbaren Diskussionen verlieren.
In Besprechungen lässt meist nach 90 Minuten die Aufmerksamkeit nach. Planen Sie das Meeting dementsprechend oder machen Sie eine Pause.
Planen Sie auch kurze (ca. 30 Minuten) Meetings ein mit einzelnen Projektmitglieder. Dort klären Sie im Einzelgespräch folgende Punkte:

• Wie ist die Arbeitsbelsatung der einzelnen Projektmitglieder?
• An welchen anderen Projekten arbeiten diese gerade mit?
• Ist der Mitarbeiter aktuell mit Problemen konfrontiert, zum Beispiel Überlastung oder Zwist?
• Wie ist die Meinung über Ihr Projekt, zumindest das erste „Bauchgefühl“.
• Stehen Urlaube an, müssen Überstunden abgefeiert werden, oder sind sonstige Abwesenheiten geplant?

Regeln für Teamarbeit
Der Synergieeffekt der Teamarbeit trifft nur ein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Man kann von guten Ausgangsbedingungen sprechen, wenn prinzipiell:

• Konsens über die Ziele besteht
• Einigkeit über die Vorgehensweise herrscht
• Gemeinsame Normen befolgt werden
• Rollen und Rollenverteilung geklärt sind

Damit der Umgang miteinander fair verläuft und die Teamarbeit eine soziale Grundlage hat, kann sich das Team auf bestimmte Grundsätze einigen. Folgende Vorsätze können Sie als Orientierungshilfe nutzen:

• Im Projekt wird die Verantwortung aufgabenbezogen und nicht hierarchiebezogen ausgeübt.
• Niemand sollte wichtige Informationen zurückhalten.
• Wenn abzusehen ist, dass wichtige Ziele gefährdet sind, sollte das sofort angesprochen werden.
• Wenn Fehler passieren, vermeiden wir Vorwürfe und Schuldzuweisungen.
• Wie sprechen offen über Probleme und arbeiten gemeinsam an ihrer Lösung
• Wir fragen uns bei jeder Entscheidung: Was kommt danach?
• Alles, was einmal definiert wurde, kann auch wieder umdefiniert werden.
• Wir haben die Muße, fortlaufend zu reflektieren und unsere Ergebnisse in Frage zu stellen.
• Rückschläge nutzen wir dazu, nach den Ursachen zu forschen und es beim nächsten Mal besser zu machen.
• Wir bemühen uns, dicht am Kunden zu bleiben und uns immer wieder mit seinen Vorstellungen abzustimmen.

Extern
Starten Sie nun das Projekt mit einem ersten Meeting. Laden Sie den Auftraggeber, den Lenkungsausschuss, das Team, Key-User und andere Stakeholder ein.
Die Agenda kann wie folgt aussehen:

• Inhalt und Zielsetzung des Projekts (Vorstellung durch den Auftraggeber / Projektsponsor. Speak with the boss‘ voice!)
• Wie ist das Projekt grob organisiert, wann beginnt es, wann ist es zu Ende, was sind die wichtigsten Meilensteine?
• Vorstellung des Teams (jeder stellt sich selbst vor)
• Vorstellung der Aufgaben des Teams (durch den Projektleiter)

Die Beteiligten haben die Möglichkeit sich kennenzulernen und beginnen schon mit der für die Projektarbeit so wichtigen Kommunikation. Die Ziele sind allen klar und der gemeinsamen, lösungsorientierten, Arbeit steht nun nichts mehr im Weg.

Quellen und weiterführende Literatur:
Litke et al.: Projektmanagement, 2. Auflage, Freiburg
Michael Staade, Bernd Schüler: SAP BI Projektmanagement, Bonn
Matthias Geirhos: IT-Projektmanagement, Bonn

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